1.1 Welche Ziele verfolgt die Schweizerische Post?

Die Schweizerische Post verfolgt konsequent das Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben. Im Zuge dessen sollen auch die Beschaffungsprozesse einfacher und effizienter gestaltet werden. Daher hat sich die Schweizerische Post entschieden, für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten eine neue und innovative Lösung einzusetzen.

Ab Mitte 2019 hat die Schweizerische Post für den Bestell- und Rechnungsaustausch das SAP-Ariba Network schrittweise eingeführt.

1.2 Welchen Nutzen ergeben sich für die Lieferanten?

Der Einsatz des SAP-Ariba Networks kann auch für die Lieferanten einen Mehrwert generieren. Dabei sehen wir die folgenden Vorteile:

• Reduzierung der administrativen Kosten für Porto, Druck und Versand

• Online-Übersicht über den Status Ihrer Bestellungen

• Nachvollziehbarkeit des Buchungs- sowie Zahlungsdatums der Rechnungen

• Erhöhte Genauigkeit bei der Rechnungserstellung und weniger Rechnungsabweichungen

• Zugang zum grössten Business-Commerce-Netzwerk der Welt

1.3 Was ist das Ariba Network?

Das SAP Ariba Network ist eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden über welche diverse Transaktionen abgewickelt werden können.

1.4 Ist SAP-Ariba kostenpflichtig ?

Für die Nutzung des Ariba Networks stehen den Lieferanten zwei Varianten zur Verfügung:

• Standardkonto (kostenlos)
• Unternehmenskonto (kostenpflichtig)

Für den Beleg- und Informationsaustausch mit der Post kann ein Standardkonto oder ein Unternehmenskonto verwendet werden. Bei der Registrierung erhalten Sie als Lieferant automatisch ein kostenfreies Standardkonto. Falls Sie ein Unternehmenskonto wünschen, haben Sie die Möglichkeit, im Ariba Network ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Unternehmenskonto vorzunehmen. Die Wahl, für den Belegaustausch ein Standard- oder Enterprise-Konto einzusetzen, obliegt dabei einzig dem Lieferanten. Weder SAP Ariba noch die Schweizerische Post AG, haben die Möglichkeit ein Upgrade für die Lieferanten durchzuführen.

1.4.1 Standardkonto (kostenlos) – Funktionalitäten

Die Verwendung des Standardkontos ist für die Lieferanten kostenlos, egal welches Transaktionsvolumen und wie viele Dokumente über das Ariba Netzwerk ausgetauscht werden.

Der Zugriff auf die Bestellungen und die Erstellung von Rechnungen erfolgen für die Lieferanten immer über einen Link, den sie per E-Mail erhalten..

1.4.2 Unternehmenskonto (kostenpflichtig) – Funktionalitäten

Das Enterprise-Konto ist verbunden mit erweiterten Funktionen. Das Enterprise-Konto gibt es in «Bronze»-, «Silver»-, «Gold»- oder «Platinum» -Version. Abhängig vom Transaktionsvolumen und der Anzahl versendeter Dokumente können unterschiedlich hohe Gebühren anfallen.

Konkrete Angaben über die Abonnementsstufen und Schwellenwerte finden Sie unter: https://www.sap.com/swiss/products/business-network/suppliers/enterprise-account.html

1.5 Wie sicher ist das Ariba Network (Datenschutz & Vertraulichkeit)?

Der Datenschutz wird u.a. dadurch gewährleistet, dass die hochgeladenen Dokumente oder sensible Informationen verschlüsselt werden, bevor sie in der Datenbank gespeichert und übermittelt werden. Die Ariba Server befinden sich in den Niederlanden, und die Backup Server befinden sich in Deutschland.

1.6 Welche technischen Voraussetzungen bestehen für die Nutzung des Ariba Network?

Das Ariba Portal kann mit den folgenden, zertifizierten Internetbrowsern verwendet werden:

• Apple Safari 9+ (64 Bit). Das neue Ariba Design wird von Safari auf Mobilgeräten nicht unterstützt.
• Microsoft Internet Explorer 11 (32 Bit). Der Kompatibilitätsmodus wird nicht unterstützt.
• Microsoft Edge 25
• Google Chrome 53 – 55 (64 Bit)
• Mozilla Firefox 48 – 50 (64 Bit)

Die Schweizerische Post fordert die Lieferanten per E-Mail zur Registrierung auf. Die E-Mail enthält alle nötigen Informationen, welche für die Eröffnung eines Ariba Network Kontos benötigt wird.

Nachdem das Ariba Netzwerk Konto eröffnet ist, muss jeder potentielle Lieferant von der Schweizerischen Post ein zweistufiges Prüfverfahren durchlaufen:

1. Registrierung in SAP Ariba als Lieferant von der Schweizerischen Post
2. Nach einer erfolgreichen Registrierung folgt die Qualifikation. In der Qualifikation sind u.a. warengruppenspezifische Anforderungen wie z.B. Zertifikate, DSGVO usw. zu erfüllen.

Jeder Lieferant erhält nach der Registrierung Zugang zu Schulungsunterlagen und Anleitungen um sein Ariba-Konto einzurichten. Die Einrichtung des Kontos ist eine wichtige Voraussetzung für den reibungslosen Belegaustausch mit der Schweizerischen Post und sollte umgehend nach Erhalt der entsprechenden Informationen durchgeführt werden.

Für allgemeine Fragen rund um das Ariba Network stellt SAP Ariba ein Help Center für Lieferanten zur Verfügung:https://support.ariba.com/help

Bei spezifischen Fragen zur Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Post, stehen die folgenden Ansprechstellen zur Verfügung:

slpeinfuehrung@post.ch für Lieferanten, welche noch nicht registriert sind oder sich im Registrierungsprozess befinden.

rampup-ariba@post.ch für Lieferanten, welche bereits registriert sind.