FAQ und Anleitungen



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    FAQ und Anleitungen

    1. Einführung in die elektronische Bestell- und Rechnungsabwicklung der Schweizerischen Post

    1.1 Welche Ziele verfolgt die Schweizerische Post?

    Die Schweizerische Post verfolgt konsequent das Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben. Im Zuge dessen sollen auch die Beschaffungsprozesse einfacher und effizienter gestaltet werden. Daher hat sich die Schweizerische Post entschieden, für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten eine neue und innovative Lösung einzusetzen.

    Ab Mitte 2019 wird die Schweizerische Post für den Bestell- und Rechnungsaustausch das SAP-Ariba Network einführen. 

    1.2 Welchen Nutzen ergeben sich für die Lieferanten?

    Der Einsatz des SAP-Ariba Networks wird auch für die Lieferanten einen Mehrwert generieren. Dabei sehen wir die folgenden Vorteile:

    • Reduzierung der administrativen Kosten für Porto, Druck und Versand

    • Online-Übersicht über den Status Ihrer Bestellungen

    • Nachvollziehbarkeit des Buchungs- sowie Zahlungsdatums der Rechnungen

    • Erhöhte Genauigkeit bei der Rechnungserstellung und weniger Rechnungsabweichungen

    • Zugang zum grössten Business-Commerce-Netzwerk der Welt

    1.3 Was ist das Ariba Network?

    1.4 Ist SAP-Ariba kostenpflichtig?

    Für die Nutzung des Ariba Networks stehen den Lieferanten zwei Varianten zur Verfügung:

    • Standard-Konto (kostenlos)
    • Enterprise –Konto (kostenpflichtig)

    1.4.1 Standard-Konto (kostenlos) - Funktionalitäten

    Die Verwendung des Standard-Kontos ist für die Lieferanten kostenlos, egal welches Transaktionsvolumen und wie viele Dokumente über das Ariba Netzwerk ausgetauscht werden.

    Der Zugriff auf die Bestellungen und die Erstellung von Rechnungen erfolgen für die Lieferanten immer über einen Link, den sie per Email erhalten.

    1.4.2 Enterprise-Konto (kostenpflichtig) – Funktionalitäten

    Das Enterprise-Konto ist verbunden mit erweiterten Funktionen. Das Enterprise-Konto gibt es in «Premium»-, «Bronze»-, «Silver»-, «Gold»- oder «Platinum» -Version.  Abhängig vom Transaktionsvolumen und der Anzahl versendeter Dokumente können unterschiedlich hohe Gebühren anfallen.

    Als Lieferant können Sie das Enterprise-Konto gebührenfrei nutzen, wenn Sie: 1. nicht mehr als vier Dokumente (Bestellungen, Rechnungen, Leistungserfassungsblätter und Antworten auf Leistungserfassungsblätter) im Netzwerk austauschen und 2. den Schwellenwert für das Transaktionsvolumen in einer Kundenbeziehung pro Jahr nicht überschreiten.

    Konkrete Angaben über die Abonnementsstufen und Schwellenwerte finden Sie unter: https://www.ariba.com/de-de/ariba-network/ariba-network-for-suppliers/accounts-and-pricing[Media | Not Accessible][Media | Not Accessible]. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten und laden Sie die Gebührensätze oder die Übersicht der Abonnements ihrer Region herunter. 

    1.5 Wie sicher ist das Ariba Network (Datenschutz & Vertraulichkeit)?

    Der Datenschutz wird u.a. dadurch gewährleistet, dass die hochgeladenen Dokumente oder sensible Informationen verschlüsselt werden, bevor sie in der Datenbank gespeichert und übermittelt werden. Die Ariba Server befinden sich in den Niederlanden, und die Backup Server befinden sich in Deutschland.

    1.6 Welche technischen Voraussetzungen bestehen für die Nutzung des Ariba Network?

    Das Ariba Portal kann mit den folgenden, zertifizierten Internetbrowsern verwendet werden:

    • Apple Safari 9+ (64 Bit). Das neue Ariba Design wird von Safari auf Mobilgeräten nicht unterstützt.
    • Microsoft Internet Explorer 11 (32 Bit). Der Kompatibilitätsmodus wird nicht unterstützt.
    • Microsoft Edge 25
    • Google Chrome 53 - 55 (64 Bit)
    • Mozilla Firefox 48 - 50 (64 Bit)

    2. Wie eröffne ich ein Konto auf dem Ariba Network?

    2.1 Wie erstelle ich ein neues Ariba-Konto anhand einer Einladung?

    Kundenbeziehungen akzeptieren (Film)[Media | Not Accessible]

    Nachdem der Lieferant seine Kontaktadresse unter https://lieferanten.post.ch/de/angaben-ergaenzen angegeben hat, erhält die gemeldete Kontaktperson eine E-Mail:

    Beispiel-Email:

    Werter Lieferant XY,

    Vorname Name lädt Sie ein, sich als potenziellen Lieferanten bei der Post CH AG  registrieren zu lassen.

    Es handelt sich dabei um ein zweistufiges Prüfverfahren. Im ersten Schritt werden potentielle Lieferanten der Post CH AG aufgefordert sich bei SAP Ariba registrieren zu lassen. Nach einer erfolgreichen Registrierung wird zu einem späteren Zeitpunkt die Einladung für die Qualifikation folgen (voraussichtlich nicht vor dem 1. Quartal 2020).

    Für die Registrierung bei der Post CH AG braucht es ein Ariba-Konto. Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie bereits über ein Ariba-Konto verfügen.

    Klicken Sie hier auf den Button "Anmelden", falls Sie bereits ein Ariba-Konto besitzen, bzw. auf den Button "Registrieren", falls Sie noch kein Ariba-Konto haben.

    Möchten Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt ins Ariba Netzwerk einloggen, klicken Sie bitte auf folgenden Link: https://supplier.ariba.com

    Hinweis:

    Bestellungen werden nur noch in elektronischer Form über das SAP Ariba Netzwerk an XY übermittelt. Das Gleiche gilt für die Rechnungen, die Sie an uns stellen. Diese können wir ausschliesslich über das SAP Ariba Netzwerk elektronisch empfangen. Dafür ist Ihre Registrierung im Ariba Netzwerk notwendig.

    Weitere Informationen finden Sie unter https://lieferanten.post.ch/de/faq-und-anleitungen

    Bei weiteren Fragen steht Ihnen das SLP-Team gerne zur Verfügung unter SLPEinfuehrung@post.ch

    Freundliche Grüsse

    Post CH AG - TEST

    1. Klicke Sie auf den Link: «Klicken Sie hier»
    2. Klicken Sie auf «Registrieren», wenn Sie noch kein Ariba-Konto besitzen.
    3. Geben Sie Ihre «Unternehmensangaben» ein. Bitte beachten Sie, dass nur Felder erforderlich sind, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
    4. Geben Sie die «Benutzerkontoinformationen» ein. Bitte beachten Sie, dass nur Felder erforderlich sind, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
    5. «Erzählen Sie mehr über Ihre Unternehmung» ist für die Registrierung bei der Post nicht relevant. Kann aber nützlich sein für die Ariba Discovery[Media | Not Accessible][Media | Not Accessible]
    6. Lesen Sie sich die Informationen auf der Seite durch und aktivieren Sie unten auf der Seite das Kontrollkästchen Ich habe die Nutzungsbedingungen und die SAP-Ariba-Vertraulichkeitserklärung gelesen und akzeptiere diese. Klicken Sie anschließend auf Registrieren.

    Haben Sie das Konto erfolgreich registriert, werden sie automatisch zur Registrierung als Lieferant von der Schweizerischen Post weitergeleitet. Lesen Sie dazu Punkt 3.

    2.2 Wie erstelle ich ein neues Ariba-Konto ohne Einladung?

    Sie können für Ihr Unternehmen ein Konto im Ariba Network registrieren lassen, ohne dass sie eine Einladung von der Schweizerischen Post erhalten haben. Falls sie mit der Schweizerischen Post in Kontakt treten wollen, empfehlen wir allerdings auf eine Einladungs-Mail zu warten und Punkt 2.1 zu befolgen.

    Alternativ können Sie die Website http://supplier.ariba.com öffnen und auf den Link «Jetzt registrieren lassen» klicken.

    Wenn Sie auf den Link Jetzt registrieren lassen klicken, werden Sie durch folgenden dreistufigen Registrierungsprozess geführt:

    1. Geben Sie Ihre «Unternehmensangaben» ein. Bitte beachten Sie, dass nur Felder erforderlich sind, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
    2. Geben Sie die «Benutzerkontoinformationen» ein. Bitte beachten Sie, dass nur Felder erforderlich sind, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
    3. «Erzählen Sie mehr über Ihre Unternehmung» ist für die Registrierung bei der Post nicht relevant. Kann aber nützliche sein für die Ariba Discovery 
    4. Lesen Sie sich die Informationen auf der Seite durch und aktivieren Sie unten auf der Seite das Kontrollkästchen Ich habe die Nutzungsbedingungen und die SAP-Ariba-Vertraulichkeitserklärung gelesen und akzeptiere diese. Klicken Sie anschließend auf Registrieren.

    Sie werden zu einer Seite mit folgender Information weitergeleitet: Vielen Dank für Ihre Registrierung in SAP-Ariba Network. Nachdem Sie Ihr Konto erfolgreich registriert haben, erhalten Sie eine Aktivierungs-E-Mail.

    Wenn Sie auf den Link im E-Mail klicken gelangen Sie zu Ihrem Lieferantenprofil. 

    3. Registrierung und Qualifikation bei der Schweizerischen Post

    Nachdem das Ariba Netzwerk Konto eröffnet ist, muss jeder potentielle Lieferant von der Schweizerischen Post ein zweistufiges Prüfverfahren durchlaufen:

    1. Registrierung in SAP Ariba als Lieferant von der Schweizerischen Post
    2. Nach einer erfolgreichen Registrierung folgt die Qualifikation (voraussichtlich nicht vor dem 4. Quartal 2019). In der Qualifikation sind u.a. warengruppenspezifische Anforderungen wie z.B. Zertifikate, DSGVO usw. zu erfüllen.

    3.1 Registrationsprozess

    Wurden Sie von uns dazu aufgefordert via https://lieferanten.post.ch/de/angaben-ergaenzen ihre Kontaktadresse anzugeben, warten Sie auf unsere Kontaktaufnahme per E-Mail. Sie werden das bei Punkt 2.1 beschriebene E-Mail erhalten.

    Befolgen sie anschliessend folgende Schritte:

    1. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail

    2. Besitzen Sie noch kein Ariba-Konto klicken sie «registrieren». Haben Sie das Ariba-Konto erfolgreich registriert, werden sie automatisch zur Registrierung als Lieferant von der Schweizerischen Post weitergeleitet.

    Besitzen Sie bereits ein Ariba-Konto klicken Sie «Anmelden» und Sie werden direkt zum Fragebogen weitergeleitet.

    3. Füllen Sie den Fragebogen aus. Scrollen sie ganz nach unten, können Sie beim Klicken des Buttons «gesamte Antwort einreichen» den Fragebogen zur Überprüfung abschicken oder per «Nachricht senden» eine Frage an den Registrationsmanager senden. Nachrichten, die Sie von der Post CH AG bzgl. Fragebogen erhalten, können sie links oben unter «Projektmeldungen» einsehen.

    Hinweis: Wollen Sie den Fragebogen nicht in einem Zug ausfüllen und abschicken, können Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt unter https://supplier.ariba.com mit ihrem Lieferantenprofil anmelden. Haben Sie Ihren Benutzernamen vergessen, finden Sie diesen in der E-Mail von Ariba mit Betreff «Willkommen bei der Ariba Commerce Cloud», welche Sie erhielten, nach dem Sie das Ariba-Konto registriert hatten.

    Den Fragebogen finden Sie in Ihrem Lieferantenprofil unter «Ausschreibungen».

    4. Sie erhalten eine Bestätigungsemail, dass sie den Fragebogen eingereicht haben und dieser sich in Prüfung befindet

    5. Sie werden per E-Mail darüber informiert ob der Fragebogen von der Post CH AG genehmigt oder abgelehnt worden ist und wie der weitere Schritt aussieht.

    4. Ariba-Konto verwalten

    4.1 Kacheln verwalten

    Zum Verwalten der Kacheln gehen Sie wie folgt vor:

    1. Klicken Sie im Bereich «Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen» auf «Mehr»
    2. Klicken Sie auf «Standardkacheln verwalten»
    3. Auf der Seite «Aktionskacheln auf dem Dashboard der Startseite verwalten» werden Ihnen nun zwei Spalten angezeigt: «Verfügbare Kacheln» und «Ausgewählte Kacheln». Sie können die Aktionskacheln nach Belieben auswählen und entfernen. 
    4. In der Spalte «Ausgewählte Kacheln» können Sie bis zu vier Kacheln auswählen. Für den Fall, dass bereits vier Kacheln enthalten sind, muss zuerst eine Kachel entfernt werden, bevor eine neue per Drag-and-Drop hinzugefügt werden kann.
    5. Klicken Sie auf «Fertig», um Ihre Änderungen zu speichern.

    4.2 Kontoeinstellungen

    4.2.1 Kundenbeziehungen

    • Im Menü «Unternehmenseinstellungen» auf den Link «Kontoeinstellungen» und schliesslich auf «Kundenbeziehungen» klicken
    • Es kann ausgewählt ob die Kundenbeziehungen entweder automatisch oder manuell akzeptieren werden sollen
    • Im Abschnitt «Ausstehend» die ausstehenden Beziehungsanfragen genehmigen oder ablehnen. Im Bereich «Aktuell» können die Profile und Informationsportale der aktuellen Kunden eingesehen werden. Abgelehnte Kunden können im Register «zurückgewiesen» überprüft werden

    So können Sie die Transaktionsregeln Ihrer Kunden prüfen

    • Dropdown-Menü «Unternehmenseinstellungen» auswählen und unter «Kontoeinstellungen» auf «Kundenbeziehungen» klicken
    • Kundenliste wird angezeigt und auf den Namen des Kunden klicken
    • Wenn sie auf die Kundenliste klicken und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt «Einrichten der Rechnung» und lesen Sie die «Allgemeinen Rechnungsregeln» 
    • Falls der Kunde die länderspezifischen Rechnungsregeln aktiviert hat, kann das Ursprungsland der Rechnung aus dem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Klicken Sie auf «Fertig»

    So wissen Sie, ob ein Kunde eine Bestellungsbestätigung vor dem Erstellen einer Rechnung zu einem Bestellauftrag benötigt, oder ob Ihr Kunde die Rückdatierung von Rechnungen zulässt.

    Wenn Sie die Transaktionsregeln eines Kunden kennen, kann die Anzahl der Fehler bei der Rechnungsstellung und zurückgewiesenen Rechnungen verringert werden.

    4.2.2 Benutzer(rollen) verwalten

    Ordnen Sie Mitarbeitern die Benutzerrollen und Berechtigungen entsprechend ihrer Rolle im Unternehmen zu:

    • Unternehmensprofilverwalter
    • Ersteller/Verwalter von Leads
    • Verwalter von Vorschlägen und Verträgen
    • Auftragsmanager
    • Rechnungsmanager

    Teilen Sie den einzelnen Benutzern und Teams in Ihrem Unternehmen mit, welchem Ariba-Konto sie zugeordnet sind, sodass sie auf Fragen und die Zusammenarbeit mit Käufern gut vorbereitet sind.

    Der Administrator ist die primäre Anlaufstelle für Anwender bei Fragen oder Problemen. Er ist verantwortlich für die Einrichtung / Konfiguration und Verwaltung der Konten. D.h. er erstellt Benutzer und weist Benutzern des Kontos Rollen/Berechtigungen zu. Jede Rolle hat einen eindeutigen Namen und einen Satz zugehöriger Berechtigungen. Beispiel: Der Administrator erstellt eine Rolle, mit der der Mitarbeiter die eingehenden Bestellaufträge bearbeiten und Rechnungen erstellen kann. Je nach auszuführenden Aufgaben können Benutzer mehrere Rollen haben.

    So fügen Sie als Administrator einen Benutzer hinzu:

    Benutzer hinzufügen (Film)

    1. Klicken Sie oben rechts auf dem Dashboard auf «Unternehmenseinstellungen» und wählen Sie dann «Benutzer».
    2. Erstellen Sie zuerst die Rollen und dann die Benutzerkonten. Ordnen Sie dann die Rollen den Konten zu. 
    Hinweise:
    • Sie können maximal 10 benutzerspezifische Rollen erstellen.
    • Kontoadministratoren können vergessene Benutzerpasswörter zurücksetzen. Sollte es aus Sicherheitsgründen erforderlich sein, können Sie das Zurücksetzen des Benutzerpassworts auch erzwingen. Um das Passwort eines Benutzers zurückzusetzen, bearbeiten Sie den Benutzer und klicken Sie auf «Passwort zurücksetzen».
    • Vor dem Löschen einer Rolle müssen Sie die zugewiesenen Benutzer einer anderen Rolle zuordnen. Sie können keine Rollen löschen, die Benutzern zugeordnet sind.
    • Wenn ein Mitarbeiter kündigt oder eine andere Position innerhalb des Unternehmens übernimmt, wird das zugehörige Benutzerkonto nicht mehr benötigt. Wir empfehlen, entweder en Benutzer zu löschen oder die Anmeldedaten des Benutzers einem anderen Mitarbeiter zuzuordnen. Wenn Sie die Anmeldedaten neu zuordnen, werden Setup und Daten des früheren Benutzers übernommen.
    • Pro ANID können bis zu 250 Benutzerkonten eingerichtet werden. Benutzer können verschiedene Rollen/Berechtigungen haben, die den tatsächlichen Aufgaben des Benutzers entsprechen. Benutzer haben Zugriff auf alle oder nur bestimmte Kunden, die vom Administrator zugewiesen werden. Die Benutzer sind standardmässig nicht sichtbar für Ihre Kunden und können von diesen nicht durchsucht werden.
    • Alle Benutzer haben Zugriff auf die Seite «Mein Konto» mit allgemeinen Kontaktinformationen und Einstellungen für die bevorzugte Sprache. Jede Berechtigung gewährt Benutzern Zugriff auf zusätzliche Bereiche Ihres Unternehmenskontos. Durch die Berechtigungen kann auch gesteuert werden, welche Benachrichtigungsarten Benutzer konfigurieren können.

    So aktualisieren Sie Ihre Benutzerinformationen:

    • Klicken Sie oben rechts auf dem Dashboard auf Ihren Namen und wählen Sie «Mein Konto» aus.
    • Aktualisieren Sie die Informationen auf der Registerkarte «Kontoeinstellungen» und geben Sie persönliche Daten sowie die Einstellungen für Ihre bevorzugte Sprache, Zeitzone und Währung an.
      Hinweis: Ihre Kunden können im Standard den Namen, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kontoadministrators einsehen. Sollen diese Informationen für die Kunden nicht einsehbar sein, so aktivieren Sie im Abschnitt «Voreinstellungen für Kontaktinformationen» das Kästchen bei «Meine persönlichen Kontaktinformationen ausblenden».
    • Klicken Sie auf «Speichern»

    4.2.3 Benachrichtigungen

    In diesem Register «Benachrichtigungen» steuern Sie welche Systembenachrichtigungen Sie erhalten möchten und legen fest, an welche E-Mail-Adressen diese geschickt werden.

    Sie können Voreinstellungen für Benachrichtigungen festlegen, um anzugeben, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten. Die Einstellungen für die Benachrichtigungen können Sie in Abhängigkeit von Ihren Benutzerkonto-Berechtigungen anzeigen und verwalten. Wenden Sie sich an den Kontoadministrator, wenn Sie Hilfe beim Festlegen der Voreinstellungen für Benachrichtigungen benötigen.

    Gehen Sie beim Konfigurieren von Benachrichtigungen wie folgt vor:

    1. Klicken Sie oben auf dem Dashboard auf «Unternehmenseinstellungen» und wählen Sie «Benachrichtigungen» aus.
    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Benachrichtigungsart, die Sie erhalten möchten. Sie können pro Benachrichtigungsart bis zu drei E-Mail-Adressen eingeben. Die Trennung erfolgt mittels einem Komma, aber KEINE Leerzeichen.
      Hinweis: Um mindestens eine Benachrichtigungsart an mehr als drei E-Mail-Adressen zu senden, erstellen Sie eine Verteilerliste in Ihrem E-Mail-System und geben Sie den Namen der Liste in das vorgesehene Feld auf der Seite «Benachrichtigungen» ein.
    3. Klicken Sie auf «Speichern».

    4.3 Ariba Network-Einstellungen

    4.3.1 Weiterleitung elektronischer Bestellaufträge

    Sie können E-Mail-Adressen eingeben, damit Kunden Ihnen Bestellaufträge per E-Mail senden können. Außerdem können Sie die E-Mail-Adressen für andere Dokumentarten wie Zahlungsvorschläge und Zahlungsvorschlagsanfragen konfigurieren.

    In einem Konto mit allgemeinen Funktionen können Sie nur E-Mail als Weiterleitungsmethode für Dokumente auswählen, die Sie von Kunden erhalten. Sie können jederzeit ein Upgrade auf ein Konto mit allen Funktionen durchführen, um weitere Weiterleitungsmethoden auswählen zu können, z.B. Fax, cXML oder EDI. Wenn Sie der Administrator sind oder über eine Berechtigung Transaktionskonfiguration verfügen, können Sie für eingehende Dokumente Weiterleitungsmethoden auswählen.

    So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die Dokumente Ihrer Kunden erhalten:

    1. Klicken Sie oben rechts auf dem Dashboard auf «Unternehmenseinstellungen» und wählen Sie dann «Weiterleitung elektronischer Bestellaufträge».
    2. Konfigurieren Sie E-Mail-Adressen für jede Dokumentart.
    Hinweise:
    • Jede E-Mail-Nachricht ist im einfachen Textformat und im HTML-Format verfügbar. Der Empfänger erhält die bestmögliche Anzeigequalität, wenn sein E-Mail-Programm HTML unterstützt.
    • Wenn Sie Aufträge als E-Mail-Nachrichten empfangen möchten und in Ihrem Unternehmen eine Software eingesetzt wird, die unerwünschte E-Mail-Nachrichten blockiert, müssen Sie entsprechende Einstellungen vornehmen, damit Nachrichten von Ariba Network zugelassen werden. Ariba Network verwendet folgende E-Mail-Adresse für ausgehende Nachrichten: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
    • Wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie im E-Mail-Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten, die automatisch an eingehende Aufträge gesendet wird. Damit in dieser Zeit neue Aufträge im Posteingang auch ankommen, fügen Sie eine der folgenden Formulierungen in die automatische Abwesenheitsnotiz ein: Zurzeit nicht im Büro, auf Reisen, im Urlaub, verreist, außer Haus, abwesend bis, außer Landes, Besprechung ausser Haus
    • Wenn Ariba Network eine dieser Formulierungen in einer automatischen Abwesenheitsnotiz erkennt, vermerkt es im Protokoll der Bestellauftragshistorie den Erhalt dieser E-Mail und verhindert so, dass der Auftrag den Status «fehlgeschlagen» erhält.

    4.3.2 Weiterleitung elektronischer Rechnungen

    Konfigurieren Sie E-Mail-Adressen, um Benachrichtigungen zu Rechnungen zu erhalten, wenn z. B. eine Rechnung zurückgewiesen oder der Status einer Rechnung aktualisiert wird. Darüber hinaus können Sie in diesem Abschnitt Steuerinformationen eingeben.

    4.3.3 Benutzerkonten verknüpfen

    Wenn Ihr Unternehmen über mehr als ein Ariba-Network-Konto verfügt, können Sie die Konten so miteinander verknüpfen, dass sich eine Hierarchie mit einem übergeordneten und mehreren untergeordneten Konten ergibt. So können Sie den Aufwand für die Verwaltung mehrerer Konten reduzieren.

    4.3.4 Serviceabonnements

    Ariba-Network-Abonnements bieten Unternehmen Vorteile und Funktionen, die die Zusammenarbeit mit Kunden verbessern. Dieser Abschnitt ist nur für Lieferanten mit einem Enterprise-Konto relevant.

    4.3.5 Überweisungen

    Kunden senden Zahlungen auf elektronischem Wege oder per Post an Ihre Überweisungsadresse. Sie können mehrere Überweisungsadressen und Voreinstellungen für Zahlungsmethoden angeben. Bei den von Ihnen erstellten Ariba-Network-Rechnungen wird Ihre Überweisungsadresse im Abschnitt «Zahlungsempfänger» angezeigt. Auch Kunden werden diese Informationen angezeigt, wenn sie Ihr Unternehmensprofil aufrufen.

    Bei einigen Kunden müssen Sie möglicherweise Details zum Bankkonto in Rechnungen angeben. Bei Bedarf kann Ariba Network Ihre «Bankkontonummer» und «Bank-ID» in Rechnungen automatisch einbinden.

    So hinterlegen Sie Ihre Überweisungsadresse für Rechnungen:

    1. Klicken Sie oben auf dem Dashboard auf «Unternehmenseinstellungen» und wählen Sie dann «Überweisungen».
    2. Geben Sie Ihre Überweisungsadresse einschließlich Bankdetails an.  
    3. (Optional) Sie können Regeln erstellen, um Angebote für vorzeitige Zahlung Ihrer Kunden automatisch zu akzeptieren. Ariba Network gleicht die eingegangenen Angebote für vorzeitige Zahlung Ihrer Kunden mit Ihren Regeln für die automatische Annahme ab und akzeptiert diejenigen Angebote, die alle Regelkriterien erfüllen.
    4. Im Dropdown-Menü «Firmeneinstellungen» den Befehl Überweisungen auswählen
    5. Auf «Erstellen» klicken, um neue Unternehmensüberweisungsinformationen zu erstellen, oder auf «Bearbeiten», wenn bestehende Informationen geändert werden müssen
    6. Ausfüllen der Pflichtfelder (*) im Abschnitt «EFT/Check Remittances»
    7. «Standard-Überweisungsadresse» auswählen. Bei Bedarf für jeden Kunden eine Überweisungs-IDs für diese Adresse hinzufügen
    8. Zahlungsmethode definieren:
      - Bevorzugte Zahlungsmethode auswählen
      - Angaben für die Banküberweisung ergänzen
      - Auswählen ob Kreditkarten akzeptiert werden oder nicht

    4.4 Testkonto einrichten

    Um ein Testkonto einzurichten, führen Sie folgende Schritte durch:

    1. Wechseln Sie in die tabellarische Ansicht auf dem Ariba Network Production Account.
    2. Auf den Namen in der rechten oberen Ecke klicken und dann «Switch to Test ID» wählen. Die Schaltfläche «Switch To Test Account» ist nur für den Kontoadministrator verfügbar. Der Administrator kann Testkonto-Benutzernamen für alle anderen Benutzer erstellen, die Zugriff auf das Testkonto benötigen.
    3. Auf «OK» klicken und das Ariba Netzwerk zeigt eine Warnung an, dass in den Testmodus gewechselt wird.
    4. Benutzernamen und Passwort für das Testkonto erstellen und auf «OK» klicken
    5. Das Testkonto sollte so konfiguriert sein, dass es mit dem Produktionskonto übereinstimmt. Die stellt sicher, dass die Testergebnisse mit dem Ergebnis der Produktion übereinstimmen. Sobald das Testkonto eingerichtet ist, können Testbestellung eingehen. Hinweis: Testkontotransaktionen sind kostenlos.
    6. Im Netzwerk wird der «angemeldete» Modus immer angezeigt (Produktion oder Test). Das Testkonto-ID hat das Suffix "-T" an der Ariba Network ID (ANID) angehängt.

    Wenn Sie der Kontoadministrator sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Ihren Namen und wählen Zu Test-ID wechseln, um auf Ihr Testkonto zuzugreifen.

    Übrige Nutzer führen folgende Schritte aus, um auf ihr Testkonto zuzugreifen:

    1. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Testbenutzernamen ein, der sich vom aktiven Benutzernamen unterscheidet.
    2. Geben Sie das Testpasswort ein, das sich möglicherweise von Ihrem aktiven Passwort unterscheidet.
    3. Im Gegensatz zum Kontoadministrator steht Nicht-Administratorbenutzern die Option Zu Test-ID wechseln nicht zur Verfügung.

    Zusätzliche Informationen: Der Kontoadministrator muss zusätzliche Benutzer manuell im Testkonto erstellen. Durch das Erstellen eines Benutzers im aktiven Konto wird nicht automatisch ein Benutzerkonto zu Testzwecken generiert.

    4.5 Wo finde ich meine Ariba-Network-ID (ANID)?

    Die ANID Ihres Kontos wird im Bereich Unternehmenseinstellungen angezeigt, der sich unmittelbar unterhalb des Unternehmensnamens befindet. Sie wird auch am Ende jeder Seite rechts neben dem Namen Ihres Unternehmens angezeigt.

    4.6 Unternehmensprofil aktualisieren

    Dieses Kapitel ist nur für das Ariba-Discovery (Link) relevant, aber nicht für die Registrierung als Lieferant bei der Schweizerischen Post. Wenn Sie Ihr Unternehmensprofil vervollständigen, können Käuferorganisationen ihr Unternehmen leichter finden, wenn sie nach Ware, Branche, Absatzgebiet oder anderen Kriterien geordnet nach neuen Lieferanten suchen. Ariba verwendet die Informationen in ihrem Unternehmensprofil, um ihre Fähigkeiten automatisch mit neuen Geschäftsgelegenheiten anzugleichen

    So aktualisieren Sie ihr Unternehmensprofil:

    1. Klicken Sie oben rechts auf dem Dashboard auf «Unternehmenseinstellungen» und wählen Sie «Unternehmensprofil» aus.
    2. Aktualisieren Sie die Informationen in allen Bereichen des Profils:
      - Register «Allgemein»: Hier erfassen Sie die Informationen zum Unternehmen selbst sowie zu Adressen, Kategorien, Standorte und Branchen, in denen Ihr Unternehmen tätig ist. Sie können Benachrichtigungen zu potentiellen Geschäftsbeziehungen sowie zu ausgewählten Produkt- und Servicekategorien empfangen. Wenn Sie Produkte und Services angeben, die nicht den vorhandenen Produkt- und Servicekategorien entsprechen, können Sie neue Kategorien vorschlagen, die besser zu Ihrem Angebot passen.
      - Register «Geschäftlich»: Hier können allgemeine und steuerliche Informationen zu Ihrem Unternehmen erfasst werden.
      - Register «Marketing»: In diesem Register sind alle Marketing Informationen enthalten, damit potenzielle Kunden auf Ihr Unternehmen aufmerksam werden.
      - Register «Kontakte»: Hier geben Sie die Kontaktinformationen für Ihr Unternehmen ein und legen allgemein zugängliche und kundenspezifische Zuordnungen fest. Sie benötigen die Berechtigung «Kontaktadministration», um Kontaktinformationen Ihrer Kunden zu verwalten. Hier können Sie allgemein zugängliche Kontakte für allgemeine Anfragen und kundenspezifische Kontakte für Ihre aktuellen Kunden hinzufügen. Bevor Sie einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen als kundenspezifischen oder allgemein zugänglichen Kontakt festlegen, müssen Sie diesen als Kundenkontakt hinzufügen.
      - Register «Zertifizierungen»:  Hier können sie Zertifizierungen für Unternehmen mit Minderheitenstatus (bspw. Kleiner Betrieb, benachteiligter Betrieb, Unternehmen, dessen Hauptaktionäre Angehörige eine Minderheit sind), sowie Nachhaltigkeitsinitiativen konfigurieren. Wählen Sie die Zertifizierungen, die für Ihr Unternehmen gelten, und geben Sie die erforderlichen Details an. Bestehende Kunden können diese Zertifizierungen in Ihrem Unternehmensprofil sehen. Potenzielle Kunden können anhand dieser Zertifizierungen nach Lieferanten suchen.
      - Register «Zusätzliche Dokumente»: In diesem Register können Sie Dokumente hinzufügen oder anzeigen, die für Ihr Unternehmensprofil relevant sind. Standardmäßig werden alle für Ihr Land erforderlichen Dokumente auf dieser Registerkarte angezeigt.
    3. Klicken Sie auf den Link «Einstellungen für die Profilanzeige», um anzugeben, was bestehenden und potenziellen Kunden nebst den allgemeinen Informationen über Ihr Unternehmen angezeigt werden soll.
      Hinweis: Die Vollständigkeit Ihres öffentlichen Profils muss nicht 100 % betragen, um Geschäfte mit Kunden abzuwickeln. Wenn Sie allerdings neue Geschäftskontakte knüpfen möchten, wäre es sinnvoll, so viele Felder wie möglich auszufüllen.
    4. Klicken Sie abschiessend auf «Speichern».

    5. Wie verwende ich das Ariba Network für die Geschäftstransaktionen?

    5.1 Übersicht der ausgetauschten Dokumente

    Die nachstehenden Dokumente können zwischen der Schweizerischen Post und den Lieferanten elektronisch über das Ariba Network ausgetauscht werden:

    • Bestellungen für Waren und Dienstleistungen
    • Bestellbestätigungen (optional)
    • Lieferbestätigungen (optional)
    • Wareneingänge
    • Leistungserfassungsblätter (Zeitnachweise)
    • Rechnungen und Gutschriften

    5.2.  Wie öffne ich eine Bestellung?

    Klicken Sie auf den Link im E-Mail und melden Sie sich auf dem Ariba Netzwerk an.

    5.3 Bestellbestätigung erstellen (Optional)

    So erstellen Sie eine Bestellbestätigung:

    Registrierung und Senden von Bestellungsbestätigungen (Film)

    • Eingabe der Bestätigungsnummer. Dies ist eine beliebige Zahl zur Identifizierung der Auftragsbestätigung
    • Erwarteter Liefertermin oder erwartete Liefertermininformationen werden für alle Belegpositionen verwendet
    • Zusammengehörige Positionen können zu Kits gruppiert werden, um als Einheit verarbeitet zu werden
    • Auf «Weiter» klicken, Auftragsbestätigung prüfen und absenden

    Sobald die Auftragsbestätigung übermittelt wurde, wird der Auftragsstatus als bestätigt angezeigt.

    Werden die Dokumente online betrachtet, werden Links zu allen zugehörigen Dokumenten angezeigt.

    5.4 Lieferavis erstellen (Lieferant)

    So können sie eine Versandbenachrichtigung senden: 

    Lieferavis senden (Film)

    • Lieferavis können über das Ariba-Konto erstellt werden, sobald die Artikel versandt wurden. Es besteht die Möglichkeit mehrere Lieferankündigungen pro Bestellung zu senden. Auf die Schaltfläche «Ship Notice erstellen» klicken.
    • Angeforderte Informationen auf dem Versandpositionsformular ausfüllen. Die Packzettel-ID ist eine beliebige Zahl, die zur Identifizierung der Lieferavis verwendet werden kann. «Carrier Name» und dann «Tracking #» und die Versandart wählen.
    • Eingabe der Versanddaten und auf «Adresse aktualisieren» klicken.
    • Nachdem die Versandbestätigung überprüft wurde auf «Absenden» klicken
    • Lieferavis bieten eine verbesserte Kommunikation, um unnötige Anrufe bei der Kundendienstabteilung zu vermeiden
    • Nach dem Versand der Versandbenachrichtigung wechselt der Bestellstatus auf «Versendet». Verschickte Lieferavis können im Postausgang oder durch Anklicken des Links unter den zugehörigen Dokumenten aus der Bestellansicht eingesehen werden.

    5.5 Warenempfang bestätigen (Die Schweizerische Post)

    Bei sämtliche Bestellpositionen >3'000 CHF muss der Warenerhalt seitens der Schweizerischen Post durch den jeweiligen Bedarfsträger erfasst werden. Nicht bestätigte Lieferungen können durch die Lieferanten nicht verrechnet werden. In diesem Fall bitten wir Sie, den Bedarfsträger bei der Schweizerischen Post zu kontaktieren. 

    5.6 Leistungserfassungsblatt (Service-Entry-Sheet) erstellen und einreichen (Lieferant)

    5.6.1 (Dienstleistungs-) Bestellung suchen

    1. Servicebestellung im Posteingang suchen
      Hinweis: Suchfilter im Posteingang verwenden um die Ansicht auf Dienstleistungsbestellungen einzugrenzen (Kontrollkästchen «Nur Dienstleistungsbestellungen suchen» aktivieren)
    2. «PO» markieren und auf «Service-Sheet erstellen» ODER auf den Hyperlink «Bestellnummer» klicken um die Service PO anzuzeigen

    5.6.2 (Dienstleistungs-) Bestellung überprüfen

    1. Nach der Überprüfung der Bestellung auf «Service-Sheet erstellen» klicken
      Hinweis: Dienstleistungen werden mit dem Servicesymbol neben dem Leitungstyp angezeigt
    2. Position auswählen, Mengen der Position aktualisieren und falls vorhanden, das Start- und Enddatum des Dienstes sowie ggf. zusätzliche Kommentare erfassen
    3. Auf «Weiter» klicken um mit dem Überprüfungsbildschirm fortzufahren

    5.6.3 Leistungserfassungsblatt einreichen

    1. Auf dem Überprüfungsbildschirm die Richtigkeit des Service Sheet überprüfen. Bei Fehlern auf «Zurück» klicken um zum Bildschirm «Service-Sheet» erstellen zurückzukehren
    2. Zum Versand auf die Schaltfläche «Senden» klicken

    5.7 Rechnungen/ Gutschriften erstellen

    5.7.1 Wie erfasse ich eine Rechnung zu einer Bestellung?

    Rechnungen von einem Konto mit allgemeinen Funktionen senden (Film)

    Klicken Sie auf der Einstiegsseite auf den Button «Rechnung erstellen», um mit der Bearbeitung von Rechnungen zu beginnen. Sollten Sie weitere Hilfe benötigen, können Sie rechts im Support-Bereich eine entsprechende Suche starten. 

    Rechnungen für Bestellaufträge senden (Film)

    1. Auf dem Startbildschirm des Ariba Network-Kontos das Dropdown-Menü Erstellen wählen und PO-Rechnung auswählen
    2. Für die Bestellrechnung eine Bestellnummer auswählen
    3. Auf die Schaltfläche Rechnung erstellen klicken und Standardrechnung auswählen
    4. Die Rechnung wird automatisch mit den Bestelldaten vorbelegt. Die Pflichtfelder (*) müssen ausgefüllt und ggf. mit Steuern versehen werden. Überprüfen der Rechnung auf Richtigkeit. Falls keine Änderungen erforderlich sind, auf Senden klicken um die Rechnung an den Kunden zu senden
    Kopfdaten

    Die Rechnung wird automatisch mit den Bestelldaten vorbelegt, die Pflichtfelder (*) ausfüllen:

    1. Rechnungsnummer eingeben (eindeutige Nr. für die Rechnungsidentifikation). Das Rechnungsdatum wird automatisch ausgefüllt
    2. Im Dropdown-Menü die Adresse Remit-To auswählen, falls mehr als eine eingegeben wurde
    3. Steuern und Versand können entweder auf Kopf- oder auf Positionsebene eingegeben werden, indem der entsprechende Auswahlknopf markiert wird
    4. Zusätzliche Informationen zum Kopf der Rechnung hinzufügen, wie z.B.: Sonderbehandlung, Zahlungsbedingungen, Kommentar, Anlage und Versandpapiere.
    5. Nach unten zum Abschnitt Einzelposten scrollen und die zu fakturierenden Einzelposten auszuwählen.
    Positionsdaten

    Dieser Abschnitt zeigt die Einzelposten aus der Bestellung:

    1. Überprüfen oder aktualisieren der Menge für jede Position die fakturiert werden soll
    2. Auf den grünen Schieberegler der Position klicken, um diese von der Rechnung auszuschliessen, wenn die Position nicht fakturiert werden soll ODER aktivieren des Kontrollkästchen links neben der Position und auf Löschen klicken, um die Position aus der Rechnung zu entfernen. Später kann für diese Position eine weitere Rechnung erstellt werden
    3. Position auswählen, auf die die Steuer angewendet werden soll (Kontrollkästchen Position # aus). Um die gleiche Steuer auf mehrere Belegpositionen anzuwenden, die Belegpositionen auswählen, die mit dem gewünschten Steuersatz besteuert werden sollen. Um zusätzliche Steueroptionen innerhalb des Tools Steuerkategorie zu konfigurieren, die Option «Steuermenü konfigurieren» verwenden
    4. Steuerkategorie überprüfen und Dropdown-Liste verwenden, um aus den angezeigten Optionen auszuwählen. Auf «Zu den enthaltenen Leitungen hinzufügen» klicken.

    5.7.1.1 Zusätzliche Steueroptionen & Versand auf Positionsebene

    Um zusätzliche Steueroptionen zu konfigurieren, im Steuermenü auf «Konfigurieren» klicken und unter der Dropdown-Liste die «Steuerkategorie» auswählen. Bei Bedarf neue Steuerkategorien anlegen:

    1. Position wählen, um für jede Position unterschiedliche Steuersätze anzuwenden.
    2. Auf Positionsaktionen klicken > Hinzufügen > Steuer. Beim Aktualisieren werden die Steuerfelder für jede ausgewählte Position angezeigt.
    3. Auf Entfernen klicken, um eine Steuerposition zu entfernen, falls nicht erforderlich.
    4. Innerhalb jeder Position die Kategorie wählen, entweder den Satz (%) oder den Steuerbetrag auswählen und auf «Aktualisieren» klicken
    5. Versandkosten für die Positionen eingeben, wenn der Versand auf Linienebene ausgewählt wurde.
    6. Zusätzliche Informationen können auf Positionsebene durch das Bearbeiten der Position angezeigt werden.

    5.7.1.2 Überprüfung von Rechnungssummen und Gebühren

    Wenn in der Bestellung Vergütungen und Gebühren enthalten sind, werden diese, je nachdem wo sich die Informationen zur Bestellung befinden, entweder auf Rechnungskopf- oder Einzelpostenebene in die Rechnung umgewandelt:

    • Kopfpauschale und Gebühren
    • Position Zulage und Gebühren

    Lieferanten können der Rechnung auch Vergütungen und Gebühren hinzufügen. Dies gilt für die bestellbasierten Rechnungen, Non-PO-Rechnungen und Gutschriften.

    5.7.1.3 Rechnungen gegen Warenempfang

    Es können nur erhaltene Mengen in Rechnungen aufgenommen werden:

    • Auf die Registerkarte INBOX klicken
    • Bestellung auswählen, die fakturiert werden soll
    • Die Position(en) aus der Belegliste auswählen, die fakturiert werden soll
    • Die Rechnung ist nun mit den Positionen im Wareneingang vorbelegt. Nun die Positionen auszuwählen, die die Mengen auf der Rechnung berücksichtigen und/oder ändern.

    5.7.1.4 Zusatzleistungen zu Rechnungen

    • Das Dropdown-Menü «Add» wählen und «Add General Service» oder «Add Labor Service» auswählen
    • Details für den Allgemeinen oder Arbeitsdienst eingeben. Allgemeine Servicepositionen fragen nach begrenzten Details, einschließlich des Beginn- und Enddatums des Dienstes. Labor Service enthält zusätzliche Felder wie Tarif-, Laufzeit- und Auftragnehmerinformationen.

    5.7.1.5 Rechnung aus einem Leistungserfassungsblatt

    Freigegebenes Serviceblatt lokalisieren:

    • Im Postausgang auf die Registerkarte «Service Sheets» klicken
    • Kontrollkästchen neben dem genehmigten Serviceblatt aktivieren und auf den Button 
    • «Rechnung erstellen» klicken um den Rechnungsbildschirm zu öffnen ODER auf das Serviceblatt # klicken, um das Serviceblatt vor der Rechnungsstellung zur Überprüfung zu öffnen.

    Hinweis: Es kann NUR eine Rechnung zu einem genehmigten Service Sheet erstellt werden.

    Kopfinformationen

    Die Rechnungsinformationen werden automatisch von dem Service Sheet übernommen:

    • Die Pflichtfelder (*) müssen ausgefüllt werden. Die Rechnungsnummer eingeben, das Rechnungsdatum wird automatisch ausgefüllt.
    • Hinweis: Die Schaltfläche Zum Kopf hinzufügen ermöglicht die Angabe von Versandkosten, Versandpapieren, Betragsdetails, Sonderbehandlung und zusätzlichen
    • Referenzdokumenten und -daten. Kommentare und Anhänge können auch im Kopfbereich hinzugefügt werden.
    • Informationen auf Kopfebene können nach dem Aktualisieren des Bildschirms eingegeben werden. Bei Bedarf jeden Abschnitt vervollständigen, bevor mit dem Leitungsabschnitt fortgefahren wird.
    • Der Abschnitt Zusatzfelder enthält optionale Felder wie Referenznummern, Dienstzeitdaten und E-Mail-Adresse des Genehmigers.

    Hinweis: Einige Felder auf Kopfebene können von Ihrem Kunden benötigt werden. Die Pflichtfelder (*) müssen ausgefüllt werden, um die erforderlichen Angaben zu machen.

    Positionsinformationen

    Die Rechnungsinformationen werden automatisch von dem Service Sheet übernommen:

    • Informationen auf Zeilenebene hinzufügen, einschließlich Kommentare und Anhänge, indem die Zeile ausgewählt und auf die Schaltfläche «Aktionen für Positionen» geklickt wird. Der Bildschirm wird automatisch aktualisiert und die Details können ausgefüllt werden.
    • Bei Bedarf jede Position aktualisieren bis alle Positionen vollständig sind.
    • Auf «weiter» klicken, um mit dem Überprüfungsbildschirm fortzufahren.
    • Rechnung auf dem Überprüfungsbildschirm auf Richtigkeit überprüfen. Wenn Fehler vorliegen, auf «zurück» klicken, um zum Bild «Rechnung erstellen» zurückzukehren und Korrekturen vorzunehmen. Um nach der Korrektur die Rechnung an den Kunden senden auf «senden» klicken

    5.7.1.6 Rechnung ohne Bestellung erfassen

    Rechnungen ohne Bestellauftrag senden (Film)

    Um eine Rechnung ohne Bestellung zu erstellen:

    • Im Navigationsmenü auf «Postausgang» klicken
    • «Nicht-PO-Rechnung» erstellen wählen
    • Kunde aus dem Dropdown-Menü auswählen
    • «Standardrechnung» wählen. Soll an einen neuen Kunden fakturiert werden, auf «Neukunden fakturieren» klicken

    Hinweis: Kunde muss einen Code generieren, damit Nicht-PO-Rechnungen erstellt werden können.

    • Auf «weiter» klicken
    • Die Pflichtfelder (*) müssen ausgefüllt werden
    • Mindestens 1 der Felder mit den Bestellinformationen ausfüllen.  Wenn der Kunde die Regel deaktiviert, müssen keine Informationen im Abschnitt «Bestellinformationen» eingeben werden. Hinweis: Eine E-Mail-Adresse des Kunden hinzufügen, damit das Dokument ordnungsgemäß an den richtigen Genehmigenden weitergeleitet wird.
    • Button «Position» hinzufügen oder Dienstleistungsposition hinzufügen, um die Details der zu fakturierenden Position(en) hinzuzufügen.
    • Ggf. Steuer und Versand hinzufügen
    • Auf «weiter» klicken um fortzufahren.
    • Überprüfen, speichern oder als Standardrechnung einreichen.

    Hinweis: Vollständige Angaben zu den angebotenen Artikeln oder Dienstleistungen machen.

    5.7.1.7 Rechnung zu einem Vertrag erfassen (NOCH NICHT IM EINSATZ)

    Um eine Vertragsrechnung zu erstellen:

    • Startbildschirm des Ariba Network-Kontos auswählen und das Dropdown-Menü «Erstellen» markieren und «Vertragsrechnung» wählen
    • Kunden aus der Dropdown-Liste Kunde wählen
    • Vertrag auswählen
    • Rechnungserfassung mit allen Pflichtfeldern (*) abschliessen
    Kopf- und Positionsoptionen:

    Es besteht die Möglichkeit, Steuern, Versand, Sonderbehandlung, Rabatt, Kommentare und Anlagen zu Vertragsrechnungen hinzuzufügen.

    Der Rechnung Einzelposten hinzufügen:

    • Zwischen Nicht-Katalog- und Katalogoptionen wählen
    • Die Pflichtfelder (*) ausfüllen
    • Gesamtmenge aktualisieren
    • Auf die Schaltfläche «Senden» klicken um die Rechnung zu übermitteln

    5.7.2 Kann ich eine Rechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt versenden?

    • Rechnungen können jederzeit während der Rechnungserstellung gespeichert werden, um sie später weiter zu bearbeiten.
    • Die Bearbeitung der Rechnung kann fortgesetzt werden, indem auf der Startseite unter «Postausgang» «Entwürfe» ausgewählt wird
    • Rechnungen können bis zu 7 Tage lang aufbewahrt werden

    5.7.3 Status einer Rechnung prüfen

    Zahlungen anzeigen (Film)

    Der Rechnungsstatus spiegelt den Status der Rechnung beim Kunden wider:

    • Gesendet - Die Rechnung wird an den Kunden geschickt, dieser hat die Rechnung aber noch nicht gegen Bestellungen und Belege geprüft
    • Storniert – Der Kunde hat den Storno der Rechnung genehmigt
    • Bezahlt – Der Kunde hat die Rechnung bezahlt / im Rahmen der Zahlungsabwicklung. Nur wenn der Kunde Rechnungen zur Zahlungsauslösung verwendet
    • Abgelehnt – Der Kunde hat die Rechnung abgelehnt oder die Rechnung ist von Ariba Network nicht validiert worden. Wenn der Kunde eine Rechnung akzeptiert oder zur Zahlung freigibt, wird der Rechnungsstatus auf Gesendet (Rechnung akzeptiert) oder Genehmigt (Rechnung zur Zahlung freigegeben) aktualisiert.
    • Fehlgeschlagen - Ariba Network hatte ein Problem beim Routing der Rechnung 

    5.7.4 Wie archiviere ich meine Rechnungen?

    Nach dem Einreichen der Rechnung erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail mit der Rechnungskopie im cXML und PDF Format. Bitte speichern Sie aus rechtlichen Gründen beide Dokumente lokal ab. 

    5.7.5 Ich kann die Rechnung nicht auslösen?

    So lange seitens der Schweizerischen Post der Waren- oder Leistungseingang nicht bestätigt ist, können die Lieferanten keine Rechnung erstellen und übermitteln.
    Bitte kontaktieren Sie in diesen Fällen den jeweiligen Bedarfsträger seitens der Schweizerischen Post. Lassen Sie sich von diesem bestätigen, dass der Warenempfang oder die Leistungserbringung im Ariba Network bestätigt wurde. 

    5.7.6 Unser Unternehmen liefert der Schweizerischen Post heute schon E-Rechnung ein. Kann ich dies auch mit Ariba tun?

    Der Umgang mit den Lieferanten, die E-Rechnungen auf Limit-Bestellungen (BPO) einliefern, ist zu prüfen

    5.8 Wie erhalte ich Zugang auf die Historie meiner Geschäftstransaktionen?

    Lieferanten mit einem Standard-Konto haben keinen Zugang auf die Funktion des Posteingangs/ -ausgangs. Sie können jedoch die Übersicht der letzten 50 Bestellungen im Dashboard einsehen. Verwenden Sie die Option «Auswählen», um sich die Dokumente erneut per E-Mail zuzusenden. 

    5.9 Gutschrift erstellen

    Kopfinformationen

    1. Die zu entlastende Bestellung auswählen, auf das Optionsfeld der Bestellung klicken.
    2. Auf «Rechnung erstellen» klicken ODER «Gutschrift» aus dem Dropdown-Menü «Aktionen» auswählen
    3. Vollständige Informationen in Form einer Gutschrift (Betrag und Steuern sind automatisch negativ). Die Pflichtfelder ausfüllen.
    4. Auf «Weiter» klicken
    5. Gutschrift überprüfen und auf «Senden» klicken

    Positionsinformationen

    Um eine Gutschrift auf Linienebene für eine Rechnung zu erstellen befolgen Sie diese Schritte:

    1. Zuvor erstellte Rechnung auswählen
    2. Auf «Rechnung für die Erstellung von Einzelpostengutschriften» klicken
    3. Vollständige Informationen in Form einer Gutschrift (Betrag und Steuern sind automatisch negativ). Die Pflichtfelder (*) ausfüllen und auf «Weiter» klicken
    4. Gutschrift überprüfen und auf «Senden» klicken

    6. Probleme beheben

    6.1 Haben Sie Probleme mit den Browsereinstellungen?

    Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei Problemen mit den Browsereinstellungen:

    1. Löschen Sie Ihren Browserverlauf sowie die Cookies und starten Sie Ihren Browser erneut
    2. Wechseln Sie zu einem der anderen unterstützten Browsern
    3. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung zu überprüfen, ob interne Netzwerkeinstellungen den Zugriff behindern

    6.2 Kann ich die Sprache auf dem Ariba Network ändern?

    Nein, die Inhalte des Ariba Network werden Ihnen in derselben Sprache wie Ihr Internetbrowser angezeigt. 

    6.3 Wie kann ich die Ariba-Anwendungen in einer anderen Sprache anzeigen?

    Die Sprache, die Sie in Ihrem Ariba-Konto sehen, beruht auf den Spracheinstellungen in Ihrem Internetbrowser.

    Bei Verwendung des Internet Explorers:

    1. Klicken Sie auf Extras > Internetoptionen > Sprachen.
    2. Klicken Sie im Fenster Spracheinstellung auf Hinzufügen, um die gewünschte Sprache hinzuzufügen.
    3. Wählen Sie die hinzuzufügende Sprache aus, und klicken Sie auf OK.
    4. Diese Sprache müssen Sie mit der Schaltfläche Nach oben verschieben ganz oben in der Liste positionieren. 
    5. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie im Fenster Internetoptionen erneut auf OK.

    Bei Verwendung von Mozilla Firefox:

    1. Klicken Sie auf Einstellungen > Optionen > Inhalt > Sprachen > Wählen.
    2. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus, und klicken Sie auf Hinzufügen.
    3. Diese Sprache müssen Sie mit der Schaltfläche Nach oben verschieben ganz oben in der Liste positionieren. 
    4. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie im Fenster Optionen erneut auf OK.

    Bei Verwendung von Google Chrome:

    1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Optionsmenü, und wählen Sie Einstellungen.
    2. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen.
    3. Klicken Sie im Abschnitt Sprachen auf Sprach- und Eingabeeinstellungen.
    4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    5. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus, und klicken Sie auf OK.
    6. Ziehen Sie die Sprache ganz oben in die Liste, und klicken Sie auf Fertig.
    7. Schließen Sie die Optionen-Registerkarte.

    Schließen Sie anschliessend den Browser, und öffnen Sie ihn wieder, damit die Änderungen wirksam werden. Wird die von Ihnen ausgewählte Sprache von Ariba nicht unterstützt, wechselt sie standardmässig auf Englisch.

    Durch Ihre Browsersprachen wird die für E-Mail-Benachrichtigungen festgelegte Sprache nicht geändert.

    6.4 Wie ergänze ich die Kontoeinstellungen für die Übermittlung der Bestellungen?

    Dieses Feld legt E-Mail als die Weiterleitungsmethode für etwaige Bestellaufträge fest, die Sie zukünftig von der Schweizerischen Post erhalten könnten. Im Feld neben «Neue Weiterleitungsmethode» geben Sie die E-Mailadresse an, auf welcher Sie diese Benachrichtigungen erhalten möchten. Wenn auch andere Personen in Ihrem Unternehmen diese Benachrichtigungen erhalten sollen, erstellen Sie einen Verteiler und geben Sie dessen E-Mailadresse an.

    Sie können diese E-Mailadresse jederzeit ändern indem Sie sich in Ihrem Konto anmelden, zu «Bestellungen & Rechnungen» in der Navigationsleiste oben im Bildschirm gehen, Unternehmenseinstellungen auswählen und danach zu «Elektronische Bestellweiterleitung» gehen.

    6.5 Kann ich mehrere Ariba-Lieferantenkonten miteinander verknüpfen?

    Wenn Sie mehr als ein Ariba-Lieferantenkonto haben, können Sie die Konten verknüpfen, um die Konten- und Serviceverwaltungsaufgaben in Ihrem Unternehmen zu konsolidieren.

    Sie können eine Kontenhierarchie erstellen. So können Sie beispielsweise ein übergeordnetes Konto mit einer beliebigen Anzahl von untergeordneten Konten verknüpfen. Durch das Erstellen einer Kontenhierarchie können Administratoren eines übergeordneten Kontos Einstellungen und Komponenten (einschliesslich des unmittelbaren Zugriffs auf lösungsspezifische Dashboards und zugehörige untergeordnete Kontenservices) für alle Konten verwalten. Sowohl übergeordnete als auch untergeordnete Konten werden in den Suchergebnissen von Käufern angezeigt. Sie haben jedoch die Möglichkeit, mit der Einstellung «Käuferorganisationen gestatten, nach diesem Konto zu suchen» die untergeordneten Konten zu verbergen. Nachdem die Kontenhierarchie erstellt wurde, können sich Administratoren eines übergeordneten Kontos anmelden und mit einem einzigen Klick untergeordnete Konten aufrufen.

    Wenn Ihr Unternehmen Konten versehentlich doppelt erstellt hat, ist es wichtig, dass diese Konten aktuell bleiben, da Transaktionen über sie bereits ausgeführt wurden. Um den Zeitaufwand für die Verwaltung mehrerer Konten zu verringern, können Sie die Profilteilung aktivieren und so automatisch das Profil des übergeordneten Kontos mit ausgewählten untergeordneten Konten synchronisieren. Durch die Profilteilung müssen Profile nicht mehr einzeln aktualisiert werden.

    Zur schnellen Verknüpfung und Navigation zwischen mehreren Konten können Sie den Benutzerkontennavigator verwenden.

    6.6 Ich habe meinen Benutzernamen und/oder mein Passwort vergessen. Wie kann ich diese Info wieder beziehen?

    Um Ihr Passwort zurückzusetzen, klicken Sie in der SAP-Ariba Anmeldungsseite unter dem Anmelde-Button auf «Probleme bei der Anmeldung? ». Dort folgen Sie bitte den Hinweisen am Bildschirm, um entweder Ihren Benutzernamen einzusehen oder um Ihr Passwort zurückzusetzen.

    6.7 Wie begrenze ich die Anzahl der Ariba-E-Mails, die ich erhalte?

    Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Ihre E-Mail-Adresse mit einem aktiven Ariba-Network-Konto verknüpft ist.

    So begrenzen Sie die Anzahl an Ariba-Benachrichtigungen:

    1. Nachdem Sie sich mit Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie oben rechts auf der Startseite auf den Namen Ihres Unternehmens.
    2. Wählen Sie unter Kontoeinstellungen die Option Benachrichtigungen.
    3. Ändern Sie die E-Mail-Adressen und/oder heben Sie ggf. die Auswahl der Kontrollkästchen für Benachrichtigungen in den Registerkarten Allgemein, Network und Lieferantenermittlung auf.
    4. Wählen Sie Speichern.

    6.8 Meine E-Mail-Adresse ist ausgegraut. Warum kann ich diese nicht ändern?

    Diese E-Mail-Adresse wurde von der Schweizerischen Post verwendet um Sie einzuladen und muss bei der Registrierung verwendet werden. Bei Problem nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

    6.9 Was bedeutet die Option «Meine E-Mail-Adresse als Benutzernamen verwenden»? Soll ich diese Option auswählen?

    Ihr Benutzername muss im Format einer E-Mail-Adresse sein. Sie können allerdings Ihre Kontaktadresse zu Kommunikationszwecken ändern. Wenn Sie das Kästen für «Use my email as my username» anklicken, wird das Feld für den Benutzernamen automatisch mit Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt. Wenn Sie Ihre Kontaktadresse gerne ändern würden, entfernen Sie bitte das gesetzte Häkchen im Kästchen und bearbeiten Sie sie.

    6.10 Wie zeige ich die Rechnungsstellungsregeln meines Kunden an?

    So werden die Rechnungsstellungsregeln Ihrer Kunden angezeigt:

    1. Wählen Sie oben rechts auf der Startseite die Option Unternehmenseinstellungen > Kundenbeziehungen.
    2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Kunden. Die Rechnungsstellungsregeln Ihres Kunden werden angezeigt. Um die länderabhängigen Rechnungsstellungsregeln anzuzeigen, klicken Sie im Abschnitt «Länderabhängige Rechnungsregeln» auf Rechnungsregeln herunterladen.

    6.11 An wen kann ich mich bei Fragen wenden?

    Bitte nehmen Sie für Fragen Kontakt zu uns auf.