1.1 Quels objectifs la Poste poursuit-elle?

L’objectif de la Poste est de passer au numérique dans tous les domaines. Les processus d’achat doivent eux aussi être simplifiés et rendus plus efficaces. La Poste a donc décidé d’utiliser une solution nouvelle et innovante dans le cadre de sa collaboration avec les fournisseurs.

À partir de la mi-2019, la Poste a introduit progressivement le SAP Ariba Network pour l’échange de commandes et de factures.

1.2 Quels avantages les fournisseurs en retirent-ils?

L’utilisation du SAP Ariba Netwok peut générer une valeur ajoutée pour les fournisseurs également. Nous pensons notamment aux avantages suivants:

• Réduction des frais administratifs de port, d’impression et d’expédition

• Aperçu en ligne du statut des commandes

• Traçabilité de l’échéance de comptabilisation et de paiement des factures

• Précision accrue lors de l’établissement de la facture et réduction des écarts de factures

• Accès au plus vaste réseau mondial d’affaires et de commerce

1.3 Qu’est-ce-qu’Ariba Network?

SAP Ariba Network est une plateforme exhaustive pour la collaboration entre fournisseurs et clients, qui permet de traiter diverses transactions.

1.4 SAP Ariba est-il payant?

Deux variantes d’Ariba Network sont proposées aux fournisseurs:

• Compte standard (gratuit)
• Compte d’entreprise (payant)

Vous pouvez utiliser aussi bien un compte standard qu’un compte d’entreprise pour l’échange de documents et d’informations avec la Poste. Lors de l’inscription, vous obtenez automatiquement un compte standard gratuit en tant que fournisseur. Si vous souhaitez un compte d’entreprise, vous avez la possibilité d’opter pour une montée en gamme à un compte d’entreprise payant dans Ariba Network. La décision d’utiliser un compte standard ou d’entreprise pour échanger des documents revient exclusivement au fournisseur. Ni SAP Ariba, ni La Poste Suisse SA n’ont la possibilité d’effectuer une montée en gamme pour les fournisseurs.

1.4.1 Compte standard (gratuit): fonctionnalités

L’utilisation du compte standard est gratuite pour les fournisseurs, quel que soit le volume de transactions et le nombre de documents échangés via Ariba Network.

S’agissant des fournisseurs, l’accès aux commandes et l’établissement de factures se font toujours via un lien qu’ils reçoivent par e-mail.

1.4.2 Compte d’entreprise (payant): fonctionnalités

Le compte d’entreprise est associé à des fonctions étendues. Il est disponible dans les versions «Bronze», «Silver», «Gold» ou «Platinum». En fonction du volume de transactions et du nombre de documents envoyés, des frais plus ou moins élevés peuvent s’appliquer.

Vous trouverez des informations concrètes sur les types d’abonnement et les seuils sur: https://www.sap.com/swiss/products/business-network/suppliers/enterprise-account.html

1.5 Quel est le niveau de sécurité d’Ariba Network (protection des données et confidentialité)?

La protection des données est garantie notamment par le fait que les documents téléchargés ou les informations sensibles sont chiffrés avant qu’ils ne soient enregistrés et transmis dans la base de données. Les serveurs Ariba se trouvent aux Pays-Bas et les serveurs de sauvegarde en Allemagne.

1.6 Quelles conditions techniques préalables sont-elles requises pour l’utilisation d’Ariba Network?

Le portail Ariba peut être utilisé avec les navigateurs Internet certifiés ci-après:

• Apple Safari 9+ (64 bits). Le nouveau design Ariba n’est pas pris en charge par Safari sur les appareils mobiles.
• Microsoft Internet Explorer 11 (32 bits). Le mode de compatibilité n’est pas pris en charge.
• Microsoft Edge 25
• Google Chrome 53 – 55 (64 bits)
• Mozilla Firefox 48 – 50 (64 bits)

La Poste envoie un e-mail aux fournisseurs les invitant à s’inscrire. L’e-mail contient toutes les informations nécessaires à l’ouverture d’un compte Ariba Network.

Une fois le compte Ariba Network ouvert, chaque fournisseur potentiel de la Poste doit se soumettre à une procédure de contrôle en deux étapes:

1. Inscription dans SAP Ariba en tant que fournisseur de la Poste
2. Une fois l’inscription terminée, l’étape suivante est la qualification. Lors de la procédure de qualification, des exigences spécifiques aux groupes de marchandises, comme les certificats, la RGPD, etc. doivent être satisfaites.

Une fois inscrit, chaque fournisseur a accès à des documents de formation et à des instructions afin de configurer son compte Ariba. La configuration du compte est une condition importante pour un échange optimal de documents avec la Poste. Il convient de le créer immédiatement après réception des informations correspondantes.

Pour les questions générales concernant Ariba Network, SAP Ariba met un Centre d’aide à la à disposition des fournisseurs:https://support.ariba.com/help

Les points de contact suivants se tiennent à disposition pour les questions spécifiques relatives à la collaboration avec la Poste:

slpeinfuehrung@poste.ch pour les fournisseurs qui ne sont pas encore inscrits ou qui sont en cours d’inscription.

rampup-ariba@poste.ch pour les fournisseurs déjà inscrits.