FAQ



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    FAQ

    1. Introduction au traitement électronique des commandes et des factures par la Poste

    1.1 Quels objectifs la Poste poursuit-elle?

    L’objectif de la Poste est de passer au numérique dans tous les domaines. Les processus d’achat doivent eux aussi être simplifiés et rendus plus efficaces. La Poste a donc décidé d’utiliser une solution nouvelle et innovante pour sa collaboration avec les fournisseurs.

    À partir du milieu de l’année 2019, la Poste introduira SAP Ariba Network pour l’échange de commandes et de factures. 

    1.2 Quels avantages les fournisseurs en retireront-ils?

    L’utilisation de SAP Ariba Network générera une valeur ajoutée pour les fournisseurs également. Nous pensons notamment aux avantages suivants:

    • Réduction des frais administratifs de port, d’impression et d’expédition

    • Aperçu en ligne du statut des commandes

    • Traçabilité de l’échéance de comptabilisation et de paiement des factures

    • Précision accrue lors de l’établissement de la facture et réduction des écarts de factures

    • Accès au plus vaste réseau mondial d’affaires et de commerce

    1.3 Qu’est-ce-qu’Ariba Network?

    1.4 SAP Ariba est-il payant?

    Deux variantes d’Ariba Network sont proposées aux fournisseurs:

    • Compte standard (gratuit)
    • Compte entreprise (payant)

    1.4.1 Compte standard (gratuit): fonctionnalités

    L’utilisation du compte standard est gratuite pour les fournisseurs, quel que soit le volume de transactions et le nombre de documents échangés via Ariba Network.

    S’agissant des fournisseurs, l’accès aux commandes et l’établissement de factures se font toujours via un lien qu’ils reçoivent par e-mail.

    1.4.2 Compte entreprise (payant): fonctionnalités

    Le compte entreprise est associé à des fonctions étendues. Le compte entreprise se décline en Premium, Bronze, Silver, Gold ou Platinum.  En fonction du volume de transactions et du nombre de documents envoyés, des frais plus ou moins élevés peuvent s’appliquer.

    Les fournisseurs peuvent utiliser le compte entreprise sans frais si les conditions ci-après sont remplies: 1. pas plus de quatre documents (commandes, factures, fiches de saisie des services et réponse aux fiches de saisie des services) échangés dans le réseau et 2. non-dépassement du seuil fixé pour le volume de transactions dans une relation client par année.

    Vous trouverez des informations concrètes sur les types d’abonnement et les seuils sur: https://www.ariba.com/fr-fr/ariba-network/ariba-network-for-suppliers/subscriptions-and-pricing[Media | Not Accessible]. Faites défiler cette page vers le bas et téléchargez les tarifs ou bien l’aperçu des abonnements correspondant à votre région. 

    1.5 Quel est le niveau de sécurité d’Ariba Network (protection des données et confidentialité)?

    La protection des données est garantie notamment par le fait que les documents téléchargés ou les informations sensibles sont chiffrés avant qu’ils ne soient enregistrés et transmis dans la base de données. Les serveurs Ariba se trouvent aux Pays-Bas et les serveurs de sauvegarde en Allemagne.

    1.6 Quelles conditions techniques préalables sont-elles requises pour l’utilisation d’Ariba Network?

    Le portail Ariba peut être utilisé avec les navigateurs Internet certifiés ci-après:

    • Apple Safari 9+ (64 bits). Le nouveau design Ariba n’est pas pris en charge par Safari sur les appareils mobiles.
    • Microsoft Internet Explorer 11 (32 bits). Le mode de compatibilité n’est pas pris en charge.
    • Microsoft Edge 25
    • Google Chrome 53 - 55 (64 bits)
    • Mozilla Firefox 48 - 50 (64 bits)

    2. Comment procéder pour ouvrir un compte sur Ariba Network?

    2.1 Comment créer un nouveau compte Ariba sur invitation?

    Accepter une relation client (film)

    Dès que la Poste a passé la première commande pour votre entreprise dans Ariba Network, l’interlocuteur que vous aurez indiqué reçoit un e-mail.

    Après que le fournisseur a indiqué son adresse de contact sur https://lieferanten.post.ch/fr/angaben-ergaenzen, la personne de contact mentionnée reçoit un e-mail:

    Exemple d’e-mail:

    Cher fournisseur XY,

    Prénom Nom vous invite à vous inscrire comme fournisseur potentiel auprès de Poste CH SA.

    Il s’agit d’une procédure de contrôle en deux étapes. Dans un premier temps, les fournisseurs potentiels de Poste CH SA sont priés de s’inscrire à SAP Ariba. Ils seront ensuite invités pour la suite de la procédure (qualification), qui n’interviendra probablement pas avant le 1er trimestre 2020.

    Un compte Ariba est nécessaire pour s’inscrire auprès de Poste CH SA. Veuillez tout d’abord vérifier si vous possédez déjà un compte Ariba.

    Cliquez ici sur «Connexion» si vous avez déjà un compte Ariba ou sur «S’inscrire maintenant» si vous n’en possédez pas encore.

    Si vous souhaitez vous connecter à Ariba Ntwork plus tard, cliquez sur le lien suivant: https://supplier.ariba.com

    Remarque:

    Les commandes ne seront plus transmises à XY que sous la forme électronique via SAP Ariba Network. Il en va de même pour les factures que vous nous adresserez, qui devront nous parvenir par voie électronique exclusivement via SAP Ariba Network. C’est pourquoi il vous faut vous inscrire à Ariba Network.

    Vous trouverez davantage d’informations sur https://lieferanten.post.ch/fr/faq-et-instructions

    Si vous avez d’autres questions, vous pouvez envoyer un e-mail à l’équipe SLP à l’adresse SLPEinfuehrung@poste.ch

    Cordiales salutations

    Poste CH SA – TEST

    1. Cliquez sur le lien: «Cliquez ici»
    2. Cliquez sur «S’inscrire» si vous ne possédez pas encore de compte Ariba.
    3. Saisissez les informations de base concernant votre société. Attention, seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
    4. Saisissez les informations de votre compte utilisateur. Attention, seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
    5. Il n’est pas utile de compléter le profil de la société pour l’inscription en relation avec la Poste. Cela peut en revanche servir pour Ariba Discovery[Media | Not Accessible][Media | Not Accessible][Media | Not Accessible][Media | Not Accessible] 
    6. Lisez les informations sur la page et cochez en bas de la page la case J’ai lu et j’accepte les termes des Conditions d’utilisation et de la Déclaration de confidentialité de SAP Ariba. Puis cliquez sur Continuer.

    Une fois votre compte créé, vous êtes automatiquement redirigé vers l’inscription en tant que fournisseur de la Poste. Veuillez vous reporter au point 3 à ce sujet.

    2.2 Comment créer un nouveau compte Ariba sans invitation?

    Vous pouvez créer un compte dans Ariba Network pour votre entreprise sans avoir reçu d’invitation de la Poste. Si vous voulez entrer en contact avec la Poste, nous vous recommandons toutefois d’attendre un mail d’invitation et de procéder comme indiqué au point 2.1.

    Vous pouvez aussi vous rendre sur le site web http://supplier.ariba.com et cliquer sur «S’inscrire maintenant».

    Lorsque vous aurez cliqué sur S’inscrire maintenant, vous suivrez le processus d’inscription en trois étapes ci-après:

    1. Saisissez les informations de base concernant votre société. Attention, seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
    2. Saisissez les informations de votre compte utilisateur. Attention, seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires.
    3. Il n’est pas utile de compléter le profil de la société pour l’inscription en relation avec la Poste. Cela peut en revanche servir pour Ariba Discovery. 
    4. Lisez les informations sur la page et cochez en bas de la page la case J’ai lu et j’accepte les termes des Conditions d’utilisation et de la Déclaration de confidentialité de SAP Ariba. Puis cliquez sur Continuer.

    Vous serez redirigé vers une page comportant le message suivant: Merci pour votre inscription sur SAP Ariba Network. Après avoir créé votre compte, vous recevrez un e-mail d’activation.

    En cliquant sur le lien contenu dans l’e-mail, vous accédez à votre profil fournisseur. 

    3. Inscription et qualification à la relation client avec la Poste

    Une fois le compte Ariba Network ouvert, chaque fournisseur potentiel de la Poste doit se soumettre à  une proédure de contrôle en deux étapes:

    1. Inscription dans SAP Ariba en tant que fournisseur de la Poste
    2. Une fois l'inscription effectuée, suit la qualification (qui n'interviendra probablement pas avant le 4e trimestre 2019). Lors de la procédure de qualification, des exigences spécifiques aux groupes de marchandises, comme les certificats, la RGPD, etc. doivent étre satisfaites.

    Marche à suivre pour s'inscrire en tant que fournisseur de la Poste:

    3.1 Processus d’inscription

    Une fois que nous vous avons demandé de nous communiquer votre adresse de contact via https://lieferanten.post.ch/fr/angaben-ergaenzen?, attendez notre prise de contact par e-mail. Vous recevrez l’e-mail décrit au point 2.1.

    Suivez ensuite les étapes suivantes:

    1. Cliquez sur le lien proposé dans l’e-mail.

    2. Cliquez sur «S’inscrire» si vous ne possédez pas encore de compte Ariba. Une fois votre compte Ariba créé, vous êtes automatiquement redirigé vers l’inscription en tant que fournisseur de la Poste.

    Si vous possédez déjà un compte Ariba, cliquez sur «Connexion»
    pour accéder directement au questionnaire.

    3. Veuillez compléter le questionnaire. Si vous faites défiler jusqu’en bas, vous pouvez envoyer le questionnaire pour vérification en cliquant sur «Soumettre l’intégralité de la réponse» ou envoyer une question au gestionnaire de l’inscription en cliquant sur «Compose un message». Vous pouvez consulter les messages que vous recevez de Poste CH SA au sujet du questionnaire en haut à gauche sous «Messages de l’événement».

    Remarque: si vous ne souhaitez pas remplir le questionnaire d’un seul coup et l’envoyer, vous pouvez vous connecter plus tard à https://supplier.ariba.com avec votre profil de fournisseur. Si vous avez oublié votre nom d’utilisateur, vous le trouverez dans l’e-mail d’Ariba dont l’objet est «Bienvenue sur Ariba Commerce Cloud» que vous avez reçu après avoir créé votre compte Ariba.

    Vous trouverez le questionnaire dans votre profil de fournisseur sous «Propositions».

    4. Vous recevez un e-mail confirmant que vous avez bien soumis le questionnaire et que celui-ci est en cours de vérification.

    5. Vous serez informé par e-mail de l’approbation ou du rejet du questionnaire par Poste CH SA ainsi que de la prochaine étape.

    4. Gérer un compte Ariba

    4.1 Gérer les vignettes

    Pour gérer les vignettes, procédez comme ci-après:

    1. Dans la zone «Commandes, factures et paiements», cliquez sur «Tout afficher».
    2. Puis cliquez sur «Gérer les vignettes standard»
    3. Sur la page «Gérer les vignettes d’action sur le tableau de bord de la page d’accueil», deux colonnes apparaissent alors: «Vignettes disponibles» et «Vignettes sélectionnées». Vous pouvez sélectionner et supprimer les vignettes d’action à votre guise. 
    4. Dans la colonne «Vignettes sélectionnées», vous pouvez sélectionner jusqu’à quatre vignettes. Au cas où il y aurait déjà quatre vignettes, supprimez d’abord une vignette avant de pouvoir en ajouter une autre par glisser-déposer.
    5. Cliquez sur «Terminé» pour enregistrer vos modifications.

    4.2 Paramètres du compte

    4.2.1 Relations clients

    • Dans le menu «Paramètres de la société», cliquez sur le lien «Paramètres du compte» puis sur «Relations clients».
    • Il est possible de sélectionner si les relations clients doivent être acceptées automatiquement ou manuellement.
    • Dans la section «En attente», accepter ou refuser les demandes de contact en attente. Dans la section «En cours», il est possible de visualiser les profils et portails d’informations des clients actuels. Les clients refusés peuvent être vérifiés dans la section «Rejeté(e)».

    Vous pouvez ainsi contrôler les règles de transaction de vos clients.

    • Dans le menu déroulant Paramètres de la société, cliquez sur Relations clients sous Paramètres du compte.
    • La liste des clients apparaît. Cliquez sur le nom du client.
    • Lorsque vous cliquez sur la liste des clients, faites défiler vers le bas jusqu’à la section «Configuration de la facture» et lisez les «Règles générales de facturation».
    • Si le client a activé les règles de facturation propres au pays, le pays d’origine de la facture peut être sélectionné à partir du menu déroulant. Cliquez sur «Terminé».

    Vous savez ainsi si un client a besoin d’une confirmation de commande avant d’établir une facture suite à une commande ou si votre client autorise l’antidatage des factures.

    La connaissance des règles de transaction d’un client permet de réduire le nombre d’erreurs lors de la facturation et la quantité de factures rejetées.

    4.2.2 Gestion des utilisateurs (et de leurs rôles)

    Attribuez aux collaborateurs les rôles et autorisations d’utilisateurs en fonction de leur rôle au sein de l’entreprise:

    • Administrateur de profil de la société
    • Auteur/administrateur des contacts commerciaux
    • Administrateur des offres et des contrats
    • Gestionnaire des ordres
    • Gestion des factures

    Informez les utilisateurs et équipes diverses de votre entreprise du compte Ariba qui leur est attribué afin qu’ils soient bien préparés pour aborder les questions et la collaboration avec les acheteurs.

    L’administrateur est l’interlocuteur principal des utilisateurs en cas de questions ou de problèmes. Il est responsable de la mise en place / configuration des comptes et de leur gestion. C’est-à-dire qu’il crée les utilisateurs et attribue les rôles/autorisations aux utilisateurs du compte. Chaque rôle a son propre nom et une série d’autorisations correspondantes. Exemple: l’administrateur crée un rôle avec lequel le collaborateur peut traiter les commandes entrantes et établir les factures. En fonction des tâches à effectuer, les utilisateurs peuvent se voir affecter plusieurs rôles.

    Voici comment, en tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter un utilisateur:

    Ajouter un utilisateur (film)

    1. En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur «Paramètres de la société» et sélectionnez «Utilisateurs».
    2. Créez d’abord les rôles, puis les comptes utilisateurs. Affectez ensuite les rôles aux comptes. 
    Remarques:
    • Vous pouvez créer au maximum 10 rôles spécifiques aux utilisateurs.
    • Les administrateurs des comptes peuvent réinitialiser les mots de passe oubliés des utilisateurs. Si c’est nécessaire pour des raisons de sécurité, vous pouvez également exiger la réinitialisation du mot de passe utilisateur. Pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur, modifiez l’utilisateur et cliquez sur «Réinitialiser le mot de passe».
    • Avant de supprimer un rôle, vous devez affecter un autre rôle aux utilisateurs auxquels le rôle était affecté. Vous ne pouvez pas supprimer de rôles affectés à des utilisateurs.
    • Si un collaborateur démissionne ou occupe un autre poste au sein de l’entreprise, le compte utilisateur correspondant n’est plus nécessaire. Nous recommandons de supprimer l’utilisateur ou bien d’attribuer à un autre collaborateur les données de connexion de l’utilisateur. Si vous réattribuez les données de connexion, le paramétrage et les données de l’ancien utilisateur sont repris.
    • Jusqu’à 250 comptes utilisateurs peuvent être configurés Par ANID. Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles/autorisations correspondant aux tâches réelles de l’utilisateur. Les utilisateurs ont accès à tous les clients ou seulement à des clients définis qui leur sont attribués par l’administrateur. Par défaut, les utilisateurs ne sont pas visibles de leurs clients et ne peuvent pas être recherchés par eux.
    • Tous les utilisateurs ont accès à la page «Mon compte» avec les coordonnées générales et les paramètres pour la langue préférée. Chaque autorisation accorde aux utilisateurs l’accès à des rubriques supplémentaires de votre compte entreprise. Par le biais des autorisations, il est également possible de gérer quels types de notifications les utilisateurs peuvent configurer.

    Voici comment mettre à jour vos informations utilisateurs:

    • En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur votre nom et sélectionnez «Mon compte».
    • Mettez à jour les informations de l’onglet «Paramètres du compte» et indiquez les données personnelles ainsi que les paramètres de langue, de fuseau horaire et de monnaie de votre choix.
      Remarque: par défaut, vos clients peuvent voir le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’administrateur du compte. Si vous ne souhaitez pas que ces informations soient visibles des clients, cochez la case à côté de «Masquer mes coordonnées personnelles» dans la rubrique «Paramètres prédéfinis pour les coordonnées».
    • Cliquez sur «Enregistrer».

    4.2.3 Notifications

    Dans cet onglet, vous gérez quelles notifications du système vous souhaitez recevoir et vous définissez à quelles adresses e-mail elles sont envoyées.

    Vous pouvez configurer des paramètres prédéfinis pour les notifications pour indiquer les événements dont vous souhaitez être informé. Vous pouvez afficher et gérer les paramètres pour les notifications en fonction de vos autorisations de compte utilisateur. Adressez-vous à l’administrateur du compte si vous avez besoin d’aide pour configurer les réglages prédéfinis pour les notifications.

    Pour configurer les notifications, procédez comme décrit ci-après:

    1. En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur «Paramètres de la société» et sélectionnez «Notifications».
    2. Cochez la case pour chaque type de notification que vous souhaitez recevoir. Vous pouvez saisir jusqu’à trois adresses e-mail par type de notification. La séparation se fait à l’aide d’une virgule, mais SANS espace.
      Remarque: pour envoyer au moins un type de notification à plus de trois adresses e-mail, créez une liste de diffusion dans votre système de messagerie et saisissez le nom de la liste dans le champ prévu à cet effet dans l’onglet «Notifications».
    3. Cliquez sur «Enregistrer».

    4.3 Paramètres Ariba Network

    4.3.1 Acheminement de commandes électroniques

    Vous pouvez saisir des adresses e-mail afin que les clients puissent vous envoyer les commandes par e-mail. De plus, vous pouvez configurer les adresses e-mail pour d’autres types de documents comme les propositions de paiement et les demandes de proposition de paiement.

    Dans un compte avec des fonctions générales, vous pouvez sélectionner l’e-mail comme unique méthode de transmission des documents que vous recevez des clients. Vous pouvez à tout moment effectuer une mise à niveau vers un compte avec l’intégralité des fonctions pour pouvoir sélectionner d’autres méthodes de transmission, par exemple fax, cXML ou EDI. Si vous êtes l’administrateur ou si vous disposez d’une autorisation Configuration des transactions, vous pouvez sélectionner des méthodes de transmission pour les documents entrants.

    Vous garantissez ainsi que les bonnes personnes reçoivent les documents de vos clients:

    1. En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur «Paramètres de la société» et sélectionnez «Acheminement des commandes électroniques».
    2. Configurez les adresses e-mail pour chaque type de document.
    Remarques:
    • Chaque message électronique est disponible au format texte simple et au format HTML. Le destinataire dispose d’une qualité d’affichage optimale lorsque son logiciel de messagerie prend en charge HTML.
    • Si vous souhaitez recevoir des commandes sous forme de messages électroniques et que votre entreprise utilise un logiciel qui bloque les courriers indésirables, vous devez effectuer les réglages correspondants pour que les messages d’Ariba Network soient autorisés. Ariba Network utilise l’adresse e-mail suivante pour les messages sortants: ordersender-prod@ansmtp.ariba.com.
    • Lorsque vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez mettre en place dans le logiciel de messagerie un message d’absence qui sera automatiquement envoyé aux commandes entrantes. Pour qu’au cours de cette période les nouvelles commandes parviennent malgré tout dans la boîte de réception, ajoutez l’une des formulations suivantes dans le message d’absence automatique: je suis actuellement absent, en déplacement, en vacances, en voyage, absent du bureau, absent jusqu’au, à l’étranger, en réunion à l’extérieur
    • Lorsqu’Ariba Network reconnaît l’une de ces formulations dans un message d’absence automatique, il note dans le journal de l’historique des commandes la réception de cet e-mail et empêche ainsi que le statut de la commande ne passe à «Rejetée».

    4.3.2 Acheminement de factures électroniques

    Configurez les adresses e-mail pour recevoir les notifications de factures, lorsque par exemple une facture est rejetée ou que le statut d’une facture est mis à jour. Dans cet onglet, vous pouvez également saisir les informations fiscales.

    4.3.3 Associer des comptes utilisateurs

    Lorsque votre entreprise dispose de plus d’un compte Ariba Network, vous pouvez alors associer les comptes entre eux pour créer une hiérarchie avec un compte principal et plusieurs comptes secondaires. De cette manière, vous pouvez réduire le temps de gestion de plusieurs comptes.

    4.3.4 Abonnements à des services

    Les abonnements Ariba Network offrent aux entreprises des avantages et des fonctions qui améliorent la collaboration avec les clients. Cette section concerne uniquement les fournisseurs ayant un compte entreprise.

    4.3.5 Règlements

    Les clients envoient des paiements par voie électronique ou par courrier à votre adresse de règlement. Vous pouvez indiquer plusieurs adresses de règlement et des réglages prédéfinis pour les méthodes de paiement. Sur les factures Ariba Network établies par vos soins, votre adresse de virement apparaît dans la section «Destinataire du paiement». Les clients aussi voient ces informations lorsqu’ils consultent le profil de votre société.

    Pour certains clients, vous devez éventuellement indiquer sur les factures des détails sur le compte bancaire. En cas de besoin, Ariba Network peut automatiquement intégrer votre «numéro de compte bancaire» et le «code d’identification de la banque» sur les factures.

    Voici comment saisir votre adresse de règlement pour les factures:

    1. En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur «Paramètres entreprise» et sélectionnez «Règlements».
    2. Indiquez votre adresse de règlement avec vos coordonnées bancaires.  
    3. (En option) Vous pouvez fixer des règles pour accepter automatiquement des offres pour le paiement anticipé de vos clients. Ariba Network compare les offres entrées pour le paiement anticipé de vos clients avec vos règles pour l’acceptation automatique et accepte les offres remplissant tous les critères des règles.
    4. Dans le menu déroulant «Paramètres de la société», sélectionner la commande Règlements.
    5. Cliquez sur «Créer» pour créer de nouvelles informations de règlement de l’entreprise ou sur «Modifier» lorsque les informations existantes doivent être modifiées.
    6. Remplir les champs obligatoires (*) dans la section EFT/Check Remittances
    7. Sélectionner Adresse de règlement standard. En cas de besoin, ajouter un ID de règlement pour cette adresse pour chaque client
    8. Définir la méthode de paiement:
      - Sélectionnez la méthode de paiement préférée
      - Complétez les indications pour le virement bancaire
      - Indiquez si les cartes de crédit sont acceptées ou pas

    4.4 Configurer un compte test

    Pour configurer un compte test, procédez comme décrit ci-après:

    1. Dans l’aperçu sous forme de tableau, basculez vers le compte de production Ariba Network.
    2. Cliquez sur le nom dans l’angle supérieur droit puis sélectionner «Switch to Test ID». Le bouton «Switch To Test Account» est disponible uniquement pour l’administrateur du compte. L’administrateur peut créer le nom d’utilisateur du compte test pour tous les autres utilisateurs ayant besoin d’un accès au compte test.
    3. Cliquer sur OK. Ariba Network affiche un message avertissant du passage en mode test.
    4. Créer le nom d’utilisateur et le mot de passe pour le compte test et cliquer sur «OK».
    5. Le compte test doit être configuré de manière à correspondre au compte de l’environnement de production. Ceci garantit que les résultats du test correspondent au résultat de la production. Dès que le compte test est créé, des commandes tests peuvent entrer. Remarque: les transactions de compte test sont gratuites.
    6. Dans le réseau, le mode «connecté» est toujours affiché (production ou test). L’ID du compte test se termine par le suffixe «-T» sur Ariba Network ID (ANID).

    Si vous êtes l’administrateur du compte, dans l’angle supérieur droit de la page cliquez sur votre nom et sélectionnez Basculer vers l’ID test pour accéder à votre compte test.

    Les autres utilisateurs effectuent les étapes suivantes pour accéder à leur compte test:

    1. Sur la page d’accueil, saisissez votre nom d’utilisateur test qui est différent du nom d’utilisateur actif.
    2. Saisissez le mot de passe test qui est peut-être différent de votre mot de passe actif.
    3. Contrairement à l’administrateur de compte, l’option Basculer vers l’ID test n’est pas disponible pour les utilisateurs non-administrateurs.

    Informations supplémentaires: l’administrateur de compte doit créer manuellement les utilisateurs supplémentaires dans le compte test. La création d’un utilisateur dans le compte actif ne génère pas automatiquement un compte utilisateur à des fins de test.

    4.5 Où trouver mon ID Ariba Network (ANID)?

    L’ANID de votre compte est affiché dans l’onglet Paramètres de la société qui se trouve juste en-dessous du nom de la société. Il est également affiché en bas de chaque page à droite du nom de votre entreprise.

    4.6 Mettre à jour le profil de la société

    Ce chapitre concerne uniquement Ariba Discovery (lien) mais pas l’inscription en tant que fournisseur de la Poste. Si vous complétez le profil de votre société, des organisations d’achats peuvent vous trouver plus facilement lorsqu’elles effectuent une recherche de nouveaux fournisseurs par marchandise, secteur, région de vente ou autres critères. Ariba utilise les informations du profil de votre société pour comparer automatiquement vos compétences avec de nouvelles opportunités d’affaires.

    Voici comment mettre à jourle profil de votre société:

    1. En haut à droite sur le tableau de bord, cliquez sur «Paramètres de la société» et sélectionnez «Profil de la société».
    2. Mettez à jour les informations dans toutes les zones du profil:
      - Onglet «Profil de base»: saisissez ici les informations sur la société elle-même ainsi que les adresses, catégories, emplacements et secteurs dans lesquels votre entreprise exerce son activité. Vous pouvez recevoir des notifications sur les relations d’affaires potentielles et sur les catégories choisies de produits et services. Si vous indiquez des produits et des services qui ne correspondent pas aux catégories existantes de produits et services, vous pouvez proposer de nouvelles catégories qui répondent mieux à votre offre.
      - Onglet «Entreprise»: vous pouvez saisir des informations générales et fiscales sur votre entreprise.
      - Onglet «Marketing»: cette rubrique contient toutes les informations marketing afin d’attirer l’attention des clients potentiels sur votre entreprise.
      - Onglet «Contacts»: saisissez les coordonnées de votre société et définissez les attributions accessibles au public et spécifiques aux clients. Vous avez besoin d’une autorisation d’administration des contacts pour gérer les coordonnées de vos clients. Vous pouvez ajouter ici les contacts accessibles au public pour les questions générales et les contacts spécifiques aux clients pour vos clients actuels. Avant de définir un collaborateur de votre entreprise en tant que contact spécifique client ou contact accessible au public, vous devez l’ajouter comme contact client.
      - Onglet «Certifications»:  vous pouvez configurer les certifications pour les entreprises ayant un statut minoritaire (par exemple, une entreprise de petite taille, une entreprise défavorisée, une entreprise dont les actionnaires principaux font partie d’une minorité) ainsi que les initiatives de développement durable. Choisissez les certifications qui s’appliquent à votre entreprise et indiquez les détails nécessaires. Les clients existants peuvent voir ces certifications dans votre profil de société. Les clients potentiels peuvent rechercher des fournisseurs à partir de ces certifications.
      - Onglets «Documents supplémentaires»: dans cet onglet, vous pouvez ajouter ou afficher des documents importants pour le profil de votre société. Par défaut, tous les documents requis pour votre pays sont affichés dans cet onglet.
    3. Cliquez sur le lien «Paramètres de visibilité du profil» pour indiquer ce qui doit être visible pour les clients existants et potentiels en plus des informations générales sur votre société.
      Remarque: votre profil public ne doit pas être rempli à 100% pour faire des affaires avec les clients. Si vous souhaitez toutefois établir de nouveaux contacts commerciaux, il serait judicieux de remplir un maximum de champs.
    4. Cliquez enfin sur «Enregistrer».

    5. Comment utiliser Ariba Network pour les transactions commerciales?

    5.1 Aperçu des documents échangés

    Les documents ci-dessous peuvent être échangés par voie électronique entre la Poste et les fournisseurs via Ariba Network:

    • Commandes de marchandises et de services
    • Confirmations de commandes (en option)
    • Confirmations de livraison (en option)
    • Entrée des marchandises
    • Fiches de saisie des services (justificatifs de temps)
    • Factures et avoirs

    5.2 Comment ouvrir une commande?

    Cliquez sur le lien de l’e-mail et connectez-vous à Ariba Network.

    5.3 Établir une confirmation de commande (en option)

    Voici comment établir une confirmation de commande:

    S’inscrire et envoyer une confirmation de commande (film)

    • Saisie du numéro de confirmation. Il s’agit d’un chiffre de votre choix pour identifier la confirmation de commande
    • La date de livraison prévue ou les informations sur la date de livraison prévue sont utilisées pour tous les postes du justificatif.
    • Les postes qui vont ensemble peuvent être regroupés en kits pour être traités comme une seule unité.
    • Cliquez sur Suivant, vérifier puis envoyer la confirmation de commande.

    Dès que la confirmation de commande est transmise, le statut de la commande passe sur Confirmé.

    Si les documents en ligne sont pris en compte, des liens vers tous les documents correspondants sont affichés.

    5.4 Établir un avis de livraison (fournisseur)

    Voici comment envoyer une notification d’expédition: 

    Envoyer un avis de livraison (film)

    • Les avis de livraison peuvent être établis via le compte Ariba dès que les articles ont été expédiés. Il est possible d’envoyer plusieurs avis de livraison par commande. Cliquer sur le bouton «Créer un avis de livraison».
    • Remplissez les informations demandées sur le formulaire avec les postes des envois. L’ID du bordereau est un chiffre de votre choix qui peut être utilisé pour identifier les avis de livraison. Choisissez le nom du transporteur, puis le numéro de suivi et le mode d’expédition.
    • Saisir les données d’expédition et cliquer sur «Mettre à jour l’adresse».
    • Une fois que la confirmation d’expédition a été vérifiée, cliquer sur «Expédier».
    • L’avis de livraison permet une meilleure communication pour éviter des appels inutiles au Service à la clientèle.
    • Après l’envoi de la notification d’expédition, le statut de la commande bascule sur «Expédiée». Les avis de livraison envoyés peuvent être visualisés dans la boîte d'envoi ou par un clic sur le lien sous les documents correspondants de l’aperçu de la commande.

    5.5 Confirmer la réception des marchandises (la Poste)

    Pour tous les postes de la commande >CHF 3000, la réception des marchandises par la Poste doit être saisie par le service demandeur respectif. Les livraisons non confirmées ne peuvent pas être facturées par les fournisseurs. Dans ce cas, nous vous prions de contacter le service demandeur de la Poste. 

    5.6 Établir et transmettre une fiche de saisie des services (Service-Entry-Sheet) (fournisseur)

    5.6.1 Rechercher une commande (de services)

    1. Rechercher une commande de services dans la boîte de réception
      Remarque: utiliser le filtre de recherche dans la boîte de réception pour afficher seulement les commandes de services (cocher la case «Rechercher uniquement les commandes de services)
    2. Marquer les «BdC» puis cliquer sur «Créer une fiche de service» OU sur le lien «Numéro de commande» pour afficher les BdC de services.

    5.6.2 Vérifier une commande (de services)

    1. Une fois la commande vérifiée, cliquer sur «Créer une fiche des service»
      Remarque: les services sont affichés avec le symbole service à côté du type de service.
    2. Sélectionnez le poste, mettez à jour les quantités du poste, et si elles sont disponibles, saisissez la date de début et la date de fin du service ainsi que les éventuels commentaires complémentaires.
    3. Cliquer sur «Suivant» et continuer avec l’écran de vérification.

    5.6.3 Remettre la fiche de saisie des services

    1. Sur l’écran de vérification, vérifier que la fiche des services est correcte. En cas d’erreurs, cliquer sur «Retour» pour revenir à l’écran «Créer une fiche des services».
    2. Pour l’envoi, cliquer sur le bouton «Soumettre».

    5.7 Établir des factures/avoirs

    5.7.1 Comment créer une facture suite à une commande?

    Envoyer des factures depuis un compte simplifié (film)

    Cliquer sur la page d’accueil sur le bouton «Créer une facture» pour commencer le traitement des factures. Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez effectuer une recherche correspondante à droite dans la rubrique Assistance. 

    Envoyer une facture basée sur un bon de commande (film)

    1. Sur l’écran de démarrage du compte Ariba Network, dans le menu déroulant sélectionner Créerpuis Facture BdC.
    2. Sélectionner un numéro de commande pour la facture.
    3. Cliquez sur le bouton Créer une facture puis sélectionnez Facture standard.
    4. La facture est automatiquement préremplie avec les données de commande. Les champs obligatoires (*) doivent être remplis et les taxes indiquées si besoin. Vérifiez si la facture est correcte. Si aucune modification n’est nécessaire, cliquer sur Envoyer pour envoyer la facture au client.
    Données d’en-tête

    La facture est automatiquement préremplie avec les données de commande. Complétez les champs obligatoires (*):

    1. Saisir le numéro de facture (numéro unique pour l’identification de la facture). La date de facture est remplie automatiquement.
    2. Dans le menu déroulant, sélectionner l’adresse Remit-To si plusieurs adresses ont été saisies.
    3. Taxe et Expédition peuvent être saisis soit au niveau de l’en-tête, soit au niveau du poste, en sélectionnant le bouton de sélection correspondant.
    4. Ajoutez des informations supplémentaires à l’en-tête de la facture, notamment: traitement spécial, conditions de paiement, commentaire, annexe et documents d’expédition.
    5. Faites défiler vers le bas vers la section Articles de ligne et sélectionnez les postes individuels à facturer.
    Données de poste

    Cette section montre les articles de ligne de la commande:

    1. Vérifiez ou mettez à jour la quantité pour chaque poste devant être facturé.
    2. Cliquez sur le bouton poussoir de l’article de ligne pour le supprimer de la facture si le poste ne doit pas être facturé OU cochez la case située à gauche de l’article de ligne et cliquez sur Supprimer pour supprimer l’article de la facture. Il est possible d’établir une autre facture ultérieurement pour cet article de ligne.
    3. Sélectionnez l’article de ligne auquel la taxe doit s’appliquer (case n° article décochée). Pour appliquer la même taxe à plusieurs articles de ligne du justificatif, sélectionnez les articles auxquels le taux de taxe souhaité doit s’appliquer. Pour configurer des options de taxes supplémentaires au sein de l’outil Catégorie de taxe, utiliser l’option Configurer le menu des taxes.
    4. Vérifier la catégorie de taxe et utiliser le menu déroulant pour choisir parmi les options affichées. Cliquer sur «Ajouter à des services existants».

    5.7.1.1 Options de taxes supplémentaires et expédition au niveau des articles de ligne

    Pour configurer des options de taxes supplémentaires, dans le menu des taxes cliquer sur Configurer et sélectionner la «Catégorie de taxe» dans la liste du menu déroulant. En cas de besoin, créez de nouvelles catégories de taxes:

    1. Sélectionner l’article pour appliquer différents taux de taxe pour chaque article.
    2. Cliquer sur Actions sur les articles de ligne > Ajouter > Taxe. Lors de la mise à jour, les champs des taxes sont affichés pour chaque article sélectionné.
    3. Cliquer sur Supprimer pour supprimer un poste de taxe s’il n’est plus nécessaire.
    4. Au sein de chaque poste choisissez la catégorie, soit le taux (%), soit le montant de la taxe, puis cliquez sur Mettre à jour.
    5. Saisir les coûts d’expédition pour les postes lorsque l’expédition a été sélectionnée au niveau de la ligne.
    6. Des informations supplémentaires peuvent être affichées au niveau du poste en cliquant sur Modifier le poste.

    5.7.1.2 Vérification des totaux des factures et des frais

    Si la commande contient des indemnités et des frais, ceux-ci sont répercutés sur la facture soit au niveau de l’en-tête, soit au niveau de la ligne, en fonction de l’endroit où se trouvent les informations sur la commande:

    • Forfait par tête et frais
    • Ligne allocation et frais

    Les fournisseurs peuvent également ajouter des indemnités et des frais à la facture. Ceci vaut pour les factures établies à partir d’une commande, les factures sans BdC et les avoirs.

    5.7.1.3 Factures contre réception des marchandises

    Seules les quantités réceptionnées peuvent être prises en compte sur les factures:

    • Cliquez sur l’onglet Boîte de réception.
    • Sélectionnez la commande à facturer.
    • Sur la liste des justificatifs, sélectionnez le(s) poste(s) à facturer.
    • La facture est désormais préremplie avec les postes de réception des marchandises. Sélectionnez les postes prenant en compte les quantités sur la facture et/ou les modifiant.

    5.7.1.4 Services additionnels sur les factures

    • Dans le menu déroulant, sélectionner Add et Add General Service ou Add Labor Service
    • Saisir les détails pour General Service ou Labor Service. Les postes General Service ne requièrent que peu de détails, y compris la date de début et de fin du service. Labor Service contient des champs supplémentaires comme des informations sur le tarif, la durée et le fournisseur.

    5.7.1.5 Facture établie à partir d’une fiche de saisie des services

    Rechercher la fiche des services validée:

    • Dans Boîte d’envoi, cliquer sur l’onglet «Fiches de services»
    • Cocher la case située à côté de la fiche de services approuvée puis cliquer sur le bouton.
    • «Créer une facture» pour ouvrir l’écran de facturation OU cliquer sur le n° de la fiche de services pour l’ouvrir et la vérifier avant la facturation.

    Remarque: une facture NE PEUT être établie QUE pour un service approuvé.

    Informations d’en-tête

    Les informations sur la facture sont automatiquement reprises à partir de la fiche de services:

    • Les champs obligatoires (*) doivent être remplis. Saisir le numéro de facture, la date de facture est remplie automatiquement
    • Remarque: le bouton Ajouter à l’en-tête permet d’indiquer les frais d’expédition, les documents d’expédition, les détails sur le montant, le traitement spécial ainsi que les
    • documents et données de référence complémentaires. Des commentaires et des annexes peuvent aussi être ajoutés dans l’en-tête.
    • Les informations au niveau de l’en-tête peuvent être saisies après la mise à jour de l’écran. Si besoin, compléter chaque section avant de poursuivre avec la section de ligne.
    • La section Champs supplémentaires contient des champs optionnels comme les numéros de référence, les données sur la durée du service et l’adresse e-mail de la personne qui délivre l’autorisation.

    Remarque: certains champs au niveau de l’en-tête peuvent être demandés par votre client. Les champs obligatoires (*) doivent être remplis pour fournir les informations nécessaires.

    Informations sur les articles de ligne

    Les informations sur la facture sont automatiquement reprises à partir de la fiche de services:

    • Pour ajouter des informations au niveau de la ligne, y compris des commentaires et des annexes, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton «Actions pour les postes». L’écran est automatiquement mis à jour et les détails peuvent être complétés.
    • En cas de besoin, mettre à jour chaque ligne jusqu’à ce que toutes les lignes soient complétées.
    • Cliquer sur «Suivant» et continuer avec l’écran de vérification.
    • Sur l’écran de vérification, vérifier que la facture est correcte. En cas d’erreurs, cliquer sur «Retour» pour revenir à l’affichage «Créer une facture», puis effectuer les corrections. Après la correction, pour envoyer la facture au client, cliquer sur «Soumettre».

    5.7.1.6 Créer une facture sans bon de commande

    Envoyer une facture sans bon de commande (film)

    Pour créer une facture sans commande:

    • Dans le menu de navigation, cliquer sur Boîte d’envoi.
    • Sélectionner «Créer une facture sans BdC»
    • Sélectionner le client dans le menu déroulant
    • Sélectionner «Facture standard». Si une facture doit être envoyée à un nouveau client, cliquer sur «Facturer un nouveau client».

    Remarque: le client doit générer un code pour pouvoir créer des factures sans BdC.

    • Cliquer sur «Suivant».
    • Les champs obligatoires (*) doivent être remplis.
    • Remplir au moins 1 des champs avec les informations de commande.  Si le client désactive la règle, aucune information ne doit être saisie dans la section «Informations sur la commande». Remarque: ajouter une adresse e-mail du client pour que le document soit correctement transmis à la bonne personne chargée de la validation.
    • Ajouter le bouton Poste ou Poste de services pour ajouter les détails sur le(les) poste(s) à facturer.
    • Ajouter éventuellement Taxes et Expédition.
    • Cliquer sur «Suivant» pour poursuivre.
    • Vérifier, enregistrer ou transmettre sous forme de facture standard.

    Remarque: fournir des informations complètes sur les articles ou services proposés.

    5.7.1.7 Saisir une facture sur contrat (PAS ENCORE UTILISÉ)

    Pour créer une facture sur contrat:

    • Sur l’écran de démarrage du compte Ariba Network, dans le menu déroulant sélectionner «Créer» puis «Facture sur contrat».
    • Sélectionner le client dans la liste du menu déroulant.
    • Sélectionner le contrat.
    • Terminer la saisie de la facture avec tous les champs obligatoires (*).
    Options d’en-tête et de lignes:

    Il est possible d’ajouter les options suivantes aux factures sur contrat: taxes, expédition, traitement spécial, remise, commentaires et annexes.

    Ajouter des articles de ligne à la facture:

    • Choisir entre les options hors catalogue et les options du catalogue.
    • Remplir les champs obligatoires (*).
    • Mettre à jour la quantité totale.
    • Cliquer sur le bouton «Soumettre» pour transmettre la facture.

    5.7.2 Est-ce que je peux enregistrer une facture et l’envoyer plus tard?

    • Les factures peuvent être enregistrées à tout moment pendant leur saisie et leur traitement poursuivi plus tard.
    • Le traitement de la facture peut être poursuivi en sélectionnant «Projets» sur la page d’accueil sous «Boîte d’envoi».
    • Les factures peuvent être conservées pendant une durée maximale de 7 jours.

    5.7.3 Vérifier le statut d’une facture

    Afficher un paiement (film)

    Le statut de la facture reflète le statut de la facture chez le client:

    • Envoyée- La facture est envoyée au client, mais ce dernier n’a pas encore vérifié la facture par rapport aux commandes et justificatifs
    • Annulée– Le client a approuvé l’annulation de la facture.
    • Réglée– Le client a réglé la facture / dans le cadre du traitement du paiement. Uniquement lorsque le client utilise des factures pour déclencher le paiement.
    • Rejetée – Le client a rejeté la facture ou la facture n’a pas été validée par Ariba Network. Lorsque le client accepte une facture ou valide son paiement, le statut de la facture est mis à jour sur Envoyée (facture acceptée) ou Acceptée (facture validée pour procéder au paiement).
    • Échec- Ariba Network a rencontré un problème lors du routage de la facture .

    5.7.4 Comment archiver les factures?

    Une fois la facture transmise, vous recevez une notification par e-mail avec copie de la facture aux formats cXML et PDF. Pour des raisons juridiques, enregistrez localement les deux documents. 

    5.7.5 Que faire quand la facture ne peut pas être déclenchée?

    Tant que la réception des marchandises ou des services n’est pas confirmée par la Poste, les fournisseurs ne peuvent pas établir la facture ni la transmettre.
    Dans ce cas, contactez le service demandeur correspondant à la Poste. Demandez-lui si la réception des marchandises ou la fourniture des services a bien été confirmée dans Ariba Network. 

    5.7.6 Actuellement, notre entreprise fournit déjà à la Poste des factures électroniques. Est-ce que je peux aussi le faire avec Ariba?

    La gestion des fournisseurs qui remettent des factures électroniques sur les commandes d’achat avec limites (BPO) doit être contrôlée.

    5.8 Comment accéder à l’historique de mes transactions commerciales?

    Les fournisseurs ayant un compte standard n’ont pas accès aux fonctions Boîte de réception et Boîte d’envoi. Vous pouvez toutefois visualiser l’aperçu des 50 dernières commandes sur le tableau de bord. Utilisez l’option «Sélectionner» pour vous envoyer de nouveau les documents par e-mail. 

    5.9 Établir un avoir

    Informations d’en-tête

    1. Sélectionner la facture concernée, cliquer sur la case d’option de la facture.
    2. Cliquer sur «Créer une facture» OU sélectionner «Avoir» dans le menu déroulant «Actions».
    3. Informations intégrales sous forme d’avoir (le montant et les taxes sont automatiquement négatifs). Remplir les champs obligatoires (*).
    4. Cliquer sur «Suivant».
    5. Vérifier l’avoir puis cliquer sur «Soumettre».

    Informations sur les articles de ligne

    Pour établir un avoir au niveau de la ligne pour une facture, procéder comme indiqué ci-dessous:

    1. Tout d’abord, sélectionner la facture établie.
    2. Cliquer sur «Facture pour établir des avoirs pour des articles de ligne».
    3. Informations intégrales sous forme d’avoir (le montant et les taxes sont automatiquement négatifs). Remplir les champs obligatoires (*) et cliquer sur «Suivant».
    4. Vérifier l’avoir puis cliquer sur «Soumettre».

    6. Résolution de problèmes

    6.1 Avez-vous des problèmes avec les paramètres du navigateur?

    Les étapes suivantes vous aideront en cas de problèmes avec les paramètres du navigateur:

    1. Effacez l’historique de votre navigateur ainsi que les cookies et redémarrez votre navigateur.
    2. Passez à l’un des autres navigateurs pris en charge.
    3. Demandez à votre service informatique de vérifier si des paramètres du réseau interne empêchent l’accès.

    6.2 Est-ce que je peux modifier la langue sur Ariba Network?

    Non, les contenus d’Ariba Network sont affichés dans la même langue que votre navigateur Internet. 

    6.3 Comment puis-je afficher les applications Ariba dans une autre langue?

    La langue que vous voyez dans votre compte Ariba est basée sur les paramètres linguistiques de votre navigateur Internet.

    Si vous utilisez Internet Explorer:

    1. Cliquez sur Options > Options Internet> Langues.
    2. Dans la fenêtre Définir les langues cliquez sur Ajouter une langue pour ajouter la langue souhaitée.
    3. Sélectionnez la langue à ajouter, puis cliquez sur OK.
    4. Vous devez positionner cette langue tout en haut de la liste avec le bouton Déplacer vers le haut
    5. Cliquez sur OK puis dans la fenêtre Options Internetcliquez de nouveau sur OK.

    Si vous utilisez Mozilla Firefox:

    1. Cliquez sur Paramètres > Options > Général > Langues > Choisir.
    2. Sélectionnez la langue souhaitée puis cliquez sur Ajouter.
    3. Vous devez positionner cette langue tout en haut de la liste avec le bouton Déplacer vers le haut
    4. Cliquez sur OK puis dans la fenêtre Options cliquez de nouveau sur OK.

    Si vous utilisez Google Chrome:

    1. Cliquez sur le menu dans l’angle supérieur droit et sélectionnez Paramètres.
    2. Cliquez sur «Afficher les paramètres avancés».
    3. Dans la section Langues, cliquez sur Paramètres linguistiques et de saisie.
    4. Cliquez sur Ajouter.
    5. Sélectionnez la langue souhaitée puis cliquez sur OK.
    6. Déplacez la langue tout en haut de la liste puis cliquez sur Terminé.
    7. Fermez l’onglet Options.

    Puis refermez le navigateur et ouvrez-le de nouveau pour que les modifications soient appliquées. Si la langue que vous avez sélectionnée n’est pas prise en charge par Ariba, l’anglais est choisi par défaut.

    La langue définie pour les notifications par e-mail n’est pas modifiée par les langues de votre navigateur.

    6.4 Comment compléter les paramètres de compte pour la transmission des commandes?

    Ce champ définit l’e-mail comme méthode de transmission des éventuelles commandes que vous pourriez recevoir à l’avenir de la part de la Poste. Dans le champ à côté de «Nouvelle méthode d’acheminement», indiquez l’adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir ces notifications. Si d’autres personnes de votre entreprise souhaitent également recevoir ces notifications, créez un destinataire et indiquez son adresse e-mail.

    Vous pouvez modifier cette adresse e-mail à tout moment en vous connectant à votre compte, puis en allant dans «Commandes et factures» dans la barre de navigation située en haut de votre écran. Sélectionnez «Paramètres de la société», puis allez dans «Acheminement des commandes électroniques».

    6.5 Est-ce que je peux associer plusieurs comptes fournisseurs Ariba?

    Lorsque vous possédez plus d’un compte fournisseur Ariba, vous pouvez associer les comptes pour consolider les tâches de gestion des comptes et services au sein de votre entreprise.

    Vous pouvez créer une hiérarchie des comptes. Par exemple, vous pouvez associer un compte principal à un nombre de votre choix de comptes secondaires. En créant une hiérarchie des comptes, les administrateurs d’un compte principal peuvent gérer les paramètres et composants pour tous les comptes (y compris concernant l’accès immédiat aux tableaux de bord spécifiques à la solution et aux services des comptes secondaires associés). Les comptes principaux et les comptes secondaires sont affichés dans les résultats de recherche des acheteurs. Vous avez toutefois la possibilité de masquer les comptes secondaires avec le paramètre «Autoriser les organisations d’achats à rechercher ce compte». Une fois que la hiérarchie de comptes est établie, les administrateurs d’un compte principal peuvent se connecter et consulter les comptes secondaires en un seul clic.

    Si par mégarde votre entreprise a créé des comptes en double, il est important que ces comptes restent actuels, car des transactions ont déjà été effectuées via ces comptes. Pour diminuer le temps de gestion de plusieurs comptes, vous pouvez activer le partage de profil et ainsi synchroniser automatiquement le profil du compte principal avec les comptes secondaires sélectionnés. Grâce au partage de profil, il n’est plus nécessaire de mettre à jour les profils individuellement.

    Pour une association et une navigation rapides entre plusieurs comptes, vous pouvez utiliser le navigateur de comptes utilisateurs.

    6.6 J’ai oublié mon nom d’utilisateur et/ou mon mot de passe. Comment puis-je récupérer ces informations?

    Pour réinitialiser votre mot de passe, sur la page de connexion SAP Ariba, sous le bouton Connexion cliquez sur «Des problèmes pour vous connecter?». Suivez les indications affichées à l’écran pour visualiser votre nom d’utilisateur ou pour réinitialiser votre mot de passe.

    6.7 Comment limiter le nombre d’e-mails Ariba que je reçois?

    Vous recevez des notifications par e-mail lorsque votre adresse e-mail est associée à un compte actif sur Ariba Network.

    Voici comment limiter le nombre de notifications Ariba:

    1. Après vous être connecté avec votre compte, en haut à droite de la page d’accueil, cliquez sur le nom de votre entreprise.
    2. Sous Paramètres du compte, sélectionnez l’option Notifications.
    3. Modifiez les adresses e-mail et/ou décocher éventuellement les cases pour les notifications dans les onglets Général, Ariba Network etAriba Discovery.
    4. Sélectionnez Enregistrer.

    6.8 Mon adresse e-mail est grisée. Pourquoi est-ce que je n’arrive pas à la modifier?

    Cette adresse e-mail a été utilisée par la Poste pour vous inviter et doit être utilisée lors de l’inscription. En cas de problème, n’hésitez pas à prendre contact avec nous.

    6.9 Que signifie l’option «Utiliser mon adresse e-mail comme nom d’utilisateur»? Est-ce que je dois sélectionner cette option?

    Votre nom d’utilisateur doit avoir le format d’une adresse e-mail. Mais vous pouvez modifier votre adresse de contact à des fins de communication. Si vous cochez la case «Utiliser mon e-mail comme nom d’utilisateur», le champ du nom d’utilisateur est automatiquement rempli avec votre adresse e-mail. Si vous souhaitez modifier votre adresse de contact, décochez la case et effectuez la modification.

    6.10 Comment afficher les règles de facturation de mon client?

    Voici comment afficher les règles de facturation de vos clients:

    1. En haut à droite de la page d’accueil, sélectionnez l’option Paramètres de la société > Relations clients.
    2. Cliquez sur le nom de votre client. Les règles de facturation de votre client sont affichées. Pour afficher les règles de facturation propres au pays, dans l’onglet «Règles de facturation basées sur le pays» cliquez sur Télécharger les règles de facturation.

    6.11 À qui puis-je m’adresser en cas de questions?

    Pour toute question, n’hésitez pas à prendre contact avec nous.