FAQ
1. Introduzione nel processo elettronico di gestione degli ordini e delle fatture della Posta
1.1 Quali obiettivi persegue la Posta?
La Posta persegue con coerenza l’obiettivo di promuovere la digitalizzazione. In tale ottica i processi del settore acquisti vengono configurati in modo più semplice e più efficiente. Pertanto, ai fini della collaborazione con i fornitori, la Posta ha deciso di utilizzare una soluzione nuova e innovativa.
A metà 2019 la Posta ha iniziato a introdurre gradualmente la SAP Ariba Network per lo scambio degli ordini e delle fatture.
1.2 Quali vantaggi ne derivano per i fornitori?
L’utilizzo della rete SAP Ariba può generare valore aggiunto anche per i fornitori. Ecco i vantaggi:
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riduzione dei costi amministrativi per spese di porto, stampa e spedizione;
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riepilogo online dello stato dei vostri ordini;
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verificabilità della data di contabilizzazione e di pagamento delle fatture;
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maggiore precisione nella fatturazione e meno divergenze nelle fatture;
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accesso alla rete di business commerce più vasta al mondo.
1.3 Cos’è Ariba Network?
SAP Ariba Network è una piattaforma completa per la collaborazione tra fornitori e clienti attraverso la quale è possibile effettuare varie transazioni.
1.4 SAP Ariba è a pagamento?
I fornitori hanno a disposizione due varianti per l’utilizzo di Ariba Network:
- account standard (gratuito)
- account enterprise (a pagamento)
| Differenze tra funzioni | Account standard | Account enterprise |
|---|---|---|
| Costi | Gratuito | A pagamento |
| Possibilità di reporting | Nessuna | Disponibile |
| Ricezione ed elaborazione delle ordinazioni | Esclusivamente tramite e-mail e il link in essa contenuto. È possibile solo l’elaborazione manuale. | Direttamente nel portale Ariba Network |
| Allestimento di fatture | Esclusivamente tramite e-mail e il link in essa contenuto; è possibile solo l’elaborazione manuale. | Direttamente nel portale Ariba Network |
| Visualizzazione di cataloghi per i clienti | Non possibile | Possibile |
| Visualizzazione dettagliata dei giustificativi | No, per poterli visualizzare, i giustificativi devono sempre essere riaperti mediante il link contenuto nell’e-mail. | Registro separato per la visualizzazione di ordinazioni, fatture e registrazioni delle prestazioni in SAP Ariba. |
| Scambio di giustificativi automatizzato | Non possibile | Possibile |
| Contatto per domande | Help Center online | Ufficio di assistenza Ariba assegnato |
Per lo scambio di giustificativi e di informazioni con la Posta può essere utilizzato un account standard o un account enterprise. Al momento della registrazione come fornitore vi viene assegnato automaticamente un account standard gratuito. Se desiderate un account aziendale, su Ariba Network avete la possibilità di passare a un account enterprise a pagamento. La scelta di impiegare un account standard o enterprise per lo scambio di giustificativi spetta esclusivamente al fornitore. Né SAP Ariba né La Posta Svizzera SA hanno la possibilità di effettuare un upgrade per i fornitori.
1.4.1 Account standard (gratuito) – Funzionalità
L’utilizzo dell’account standard è gratuito per i fornitori, a prescindere dal volume di transazioni e da quanti documenti vengono scambiati sulla rete Ariba.
I fornitori accedono agli ordini e creano le fatture sempre tramite un link che ricevono via e-mail.
1.4.2 Account enterprise (a pagamento) – Funzionalità
L’account enterprise consente funzioni ampliate ed è disponibile nelle versioni «Bronze», «Silver», «Gold» o «Platinum». L’importo delle commissioni varia a seconda del volume di transazioni e della quantità di documenti inviati.
Dettagli concreti sui livelli di abbonamento e i valori soglia sono disponibili su: https://www.sap.com/swiss/products/business-network/suppliers/enterprise-account.html
1.5 Quanto è sicura la soluzione Ariba Network (protezione dei dati e riservatezza)?
La protezione dei dati è garantita, tra l’altro, dalla cifratura dei documenti caricati o delle informazioni sensibili, prima che siano salvati nel database e trasmessi. I server Ariba si trovano nei Paesi Bassi, mentre i server di backup sono in Germania.
1.6 Quali requisiti tecnici occorre soddisfare per utilizzare Ariba Network?
Il portale Ariba può essere utilizzato con i seguenti browser certificati:
- Apple Safari 9+ (a 64 bit), il nuovo design di Ariba non è supportato da Safari sui dispositivi mobili;
- Microsoft Internet Explorer 11 (a 32 bit), la modalità di compatibilità non è supportata;
- Microsoft Edge 25;
- Google Chrome 53 - 55 (a 64 bit);
- Mozilla Firefox 48 - 50 (a 64 bit).
2. Come si apre un account su Ariba Network?
La Posta invita i fornitori a registrarsi inviando loro un’email contenente tutte le informazioni necessarie per aprire un account su Ariba Network.
3. Registrazione e qualifica presso la Posta
Dopo aver creato un account sulla rete Ariba, ogni potenziale fornitore della Posta deve eseguire una procedura di verifica in due fasi:
- registrazione in SAP Ariba come fornitore della Posta;
- una volta conclusa con successo la registrazione, seguirà la qualifica. Nella qualifica occorre soddisfare, tra l’altro, requisiti specifici dei vari gruppi merceologici, come ad es. certificati, RGPD ecc.
4. Gestire l’account Ariba
Dopo la registrazione, ogni fornitore riceve l’accesso ai documenti per la formazione e alle istruzioni su come configurare il proprio account Ariba. La configurazione dell’account è una condizione importante per uno scambio efficace dei giustificativi con la Posta e deve essere effettuata subito dopo aver ricevuto le informazioni necessarie.
5. Risolvere i problemi
Per domande di carattere generale su Ariba Network, SAP Ariba mette a disposizione un Help Center per i fornitori: https://support.ariba.com/help
In caso di domande specifiche sulla collaborazione con la Posta, vi invitiamo a contattare i seguenti uffici di riferimento:
slpeinfuehrung@posta.ch per fornitori non ancora registrati o in fase di registrazione;
rampup-ariba@posta.ch per fornitori già registrati.